Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Créer des sous-comptes : c’est permis et conseillé

Il est possible et même recommandé en comptabilité de créer des sous-comptes pour mieux gérer les finances d’une structure, notamment en donnant une gestion plus fine des mouvements.

Les règles à respecter

Les sous-comptes doivent respecter les principes généraux de la comptabilité :

  • ils doivent donc correspondre à la classe du compte concerné ;
  • il est préférable que leur nommage soit cohérent, on adoptera soit la forme « 7012A , 7012B, etc.», qui est celle du plan comptable associatif dans Garradin, soit la forme « 70120, 70121, etc. ». Donc un ajout de lettre de ou de nombres après le numéro de compte « père ».

Par exemple, si on veut créer un sous-compte pour suivre le paiement des dons à Garradin, on ne peut pas le mettre n’importe où. Ainsi, si l’optique est de les considérer comme relevant des « Divers : pourboires, dons courants » (compte n° 6238) on pourrait créer un sous-compte « 6238A », si on opte pour les considérer comme un compte de tiers de la catégorie « Autres fournisseurs » (compte n° 4010) on créera un sous-compte « 4010A ».

Ils peuvent être créés pour une activité courante et répétitive ou pour une activité exceptionnelle.

Comment faire avec Garradin

Aller sur les plans comptables Comptabilité > Plans comptables.

Modifier ou recopier un plan comptable

Cliquer sur le bouton Comptes favoris du plan comptable1.

compte_favori_modifier.png

On peut aussi, pour éviter des bourdes, préférer de Créer un nouveau plan comptable à partir du (ou d’un si vous avez plus d’un) plan comptable existant. Il faudra :

  1. choisir le plan comptable « source » ;
  2. lui donner un nom clair (ici Plan comptable personnalisé) ;
  3. préciser le pays (par défaut, la France).
Recopier un plan comptable pour le modifier
Recopier un plan comptable pour le modifier

Créer les sous-comptes

La façon de procéder la plus simple.

Cliquer sur Comptes favoris. Sur l’écran suivant, sélectionner le type de compte favori.

Choisir le type de compte favori
Choisir le type de compte favori

Lui donner un nom précis, ici, on a choisi un compte de Dépenses pour un contrat d’assurance et donc, on indique le type d’assurance. La description est facultative, mais peut être utile. Cliquer sur le bouton Créer pour terminer.

Création du compte favori
Création du compte favori

On retrouve la description sur la liste des comptes. Elle peut aider les bénévoles qui s’occupent de la saisie des écritures comptables et leur permettre de mieux choisir le compte.

Le nouveau compte favori a automatiquement un numéro
Le nouveau compte favori a automatiquement un numéro

À noter : en procédant ainsi, le logiciel ajoute automatiquement le numéro de compte.

On peut aussi créer des sous-comptes de façon plus fines en configurant le plan comptable.

Quels types de comptes ajouter ?

Cette liste n’est ni exhaustive, ni impérative. Cela dépend tellement de l’association, de ses activités et de sa taille. Par exemple, une association qui a plus d’un compte bancaire (compte courant, compte d’épargne, banques différentes, etc.) a tout intérêt à créer un sous-compte comptable pour chaque.

Une petite association pourrait avoir à intérêt à avoir des sous-comptes dans les catégories suivantes :

Banque

Comptes de classe 5, essentiellement des sous-comptes du compte 512 Banques.

Dépenses

  • 616 Primes d’assurance pour chaque contrat d’assurance ;
  • 626 Frais postaux et frais de télécommunications pour séparer les frais de téléphone des factures internet par exemple ;
  • 627 Services bancaires et assimilés par banque ;
  • le cas échant, 628 Divers créer des sous-comptes pour certaines dépenses spécifiques qui n’entreraient dans aucune des autres catégories des comptes de classe 6 (et seulement pour cela) ;

Recettes

  • 701 Ventes de produits finis ou 707 Ventes de marchandises, si l’association vend aussi quelques produits comme des t-shirts, des tasses ou des sacs à son logo afin de pouvoir mieux suivre les ventes (et voir ainsi s’il est utile ou pas de refaire faire les produits en question) ;
  • si cela se justifie 7542 Mécénats

Comptes spéciaux

Il serait, notamment, judicieux, de créer des sous-comptes pour le Personnel bénévole, compte n°864, pour mieux différencier les types de bénévolat.

Aller plus loin

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Le bouton Modifier ne permet que de renommer le plan comptable ou de changer le pays.