Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Fonctionnement interne de l’association

Ou comment utiliser le logiciel pour le fonctionnement et la communication interne de l’association.

Quatre outils peuvent être utilisés pour ce faire :

  • les messages collectifs
  • les documents
  • le site
  • les fichiers texte

Les messages collectifs

Cette fonctionnalité n’est accessible aux associations qui utilisent le service Garradin que si elles participent financièrement à son fonctionnement.

Aller sur Messages collectifs. On peut envoyer ce message à une catégorie de membres ou à une liste de membres issue d’une recherche enregistrée. Dans ce deuxième cas, il faut déjà avoir créé la recherche au préalable. Dans l’exemple, on envoie le message collectif à un groupe de travail.

Envoyer un message collectif à un groupe de travail
Envoyer un message collectif à un groupe de travail

Les documents

Cela regroupe tous les fichiers qui peuvent être utiles pour le bon fonctionnement de l’association, par exemple :

  • un guide de la comptabilité adaptée à l’association indiquant quels comptes utiliser dans quel cas pour les opérations les plus courantes ;
  • des fiches pour donner des éléments d’information pour les bénévoles pour qu’ils et elles puissent répondre plus facilement sur des manifestations ;
  • des fiches indiquant quelle procédure adopter dans quel cas ;
  • les statuts et autres règlements intérieurs de l’association ;
  • format des images pour le site internet, etc.

Ce sont des documents externes qui sont ajoutés à partir du menu Documents et qui peuvent (doivent ?) être rangés dans des répertoires pour plus d’efficacité et pas uniquement parce qu’on peut faire des sauvegardes par répertoire.

Des répertoires pour ranger les documents
Des répertoires pour ranger les documents

Le site web

On peut très bien soit ne pas activer le site public et garder la fonctionnalité pour un usage interne, soit décider de ne mettre en ligne que certaines pages et d’en laisser d’autres en Brouillon pour un usage purement interne. Dans le deuxième cas de figure, les membres de l’association qui ont le droit de se connecter à l’interface d’administration devront :

  1. aller sur la catégorie qui est celle du site à usage interne, ici « Site interne », on peut l’appeler comme on veut (intranet, wiki, fonctionnement asso, etc.) en cliquant sur le bouton Sous-catégorie et pages ;
  2. cliquer sur le bouton Prévisualiser de la page concernée pour voir la page.
Voir une page interne à l’association
Voir une page interne à l’association

Cette procédure évite d’avoir à se poser la question de la façon de faire un site intranet et peut être très pratique si l’association a, par ailleurs, un site web.

Les fichiers texte

La fonctionnalité

Cette fonctionnalité permet, par exemple de faire des comptes-rendus de réunion au fil de l’eau, et donc de gagner du temps. On peut aussi l’utiliser pour la rédaction de textes collaboratifs qui pourront ensuite être copiés-collés, mis en forme et complétés dans des traitements de texte pour une utilisation plus diversifiée.

Une association qui a un site internet hébergé ailleurs, peut aussi utiliser cette fonctionnalité pour la rédaction ou la traduction d’un texte qui sera publié ensuite sur le site. Dans ce cas de figure, cela permet de limiter les accès en rédaction au dit site public tout en ouvrant le nombre de personnes susceptibles d’intervenir ponctuellement sur un article.

Utilisation

Aller dans Document, cliquer sur l’onglet Nouveau fichier texte.

Créer un nouveau fichier texte
Créer un nouveau fichier texte

Nommer le fichier (donnez-lui un nom clair et précis de préférence) et cliquer sur le bouton Créer le fichier.

Donner un nom explicite au fichier
Donner un nom explicite au fichier

Une fois ceci fait, on se retrouve sur le répertoire où on était, cliquer sur le bouton Modifier du texte à modifier, ici « CR réunion préparatoire à AG.skriv ».

Les fichiers texte au format .skriv
Les fichiers texte au format .skriv

Saisir le texte dans la fenêtre de saisie. Cliquer sur Enregistrer pour garder les modifications et (puis) sur Fermer pour fermer la fenêtre. En effet, enregistrer ne ferme pas la fenêtre.

Fenêtre de rédaction d’un texte
Fenêtre de rédaction d’un texte

Si on veut avoir plus de possibilités de mise en forme que ce qui figure dans la barre d’icônes en haut de la fenêtre, cliquer sur l’icône avec un point d’interrogation : «  ? ».

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