Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Gestion des fichiers

On peut ajouter divers documents dans Garradin :

  • associés aux membres, ce qui est bien pour, par exemple ajouter des documents de type certificat médical ou attestations diverses liées à l’activité de l’association ;
  • pour les écritures comptables ;
  • pour le site (images, fichiers joints, par exemple pdf des statuts).

Les limites et les contraintes

Les limites

Ce sont celles de l’hébergement de votre site.

S’il est hébergé sur Garradin, vous disposez, pour les documents d’un quota de 10 Mo pour un hébergement gratuit. Si vous contribuez financièrement au site, ce quota peut être étendu, jusqu’à 5 Go à raison de 10 Mo par euro de contribution. Il est cumulable d’année en année : si vous contribuez à hauteur de 50 € la première année, et de 150 € la deuxième, vous disposerez de 2 Go.

S’il est hébergé ailleurs, il faudra tenir compte de tout :

  • taille du logiciel ;
  • importance de la base de donnée ;
  • poids total des documents, pour la gestion de l’association et pour le site.

À titre d’exemple en termes de poids des documents, compter :

  • entre 30 et 350 Ko pour une facture au format pdf ;
  • entre 20 et 100 Ko pour un relevé de banque au format pdf ;
  • un minimum de 1 Mo pour une photo juste sortie de l’appareil sans redimensionnement ou autre, redimensionnée (réduite) avec une résolution moindre (celle par défaut est de 96 ppp) à 72 ppp (pour un affichage web) et au format jpg, elle peut être beaucoup plus légère.

On peut redimensionner les photos avec de nombreux logiciels, dont les logiciels libres : Gimp, Krita par exemple, mais aussi Paint pour les personnes sous Windows, Gwenview pour Linux ou encore Preview pour Apple.

Les contraintes

Outre la taille des documents, qui impose notamment de retravailler les photos avant de les mettre sur le site (soit dans la partie privée, soit sur la partie publique du site), ce sont les contraintes habituelles :

  • sauvegarde et conservation des documents sur votre disque dur et au moins un disque dur externe ;
  • conservation des documents comptables de cinq à dix ans minimum pour la plupart, voire plus, selon leur type ;
  • protection de la vie privée pour les photos, pas de photos des membres sur le site sans leur accord, et pour les personnes mineures ou juridiquement incapables, celui de leurs représentants légaux.

Ajouter un document

Ajouter à une écriture comptable

Le fonctionnement a changé par rapport aux versions précédentes.

Quand l’écriture est saisie, aller soit sur Comptes ①, soit sur Suivi des écritures②, cliquer sur le bouton Détails à droite de l’écriture pour laquelle vous désirez ajouter un document.

Pour ajouter un fichier à une écriture comptable
Pour ajouter un fichier à une écriture comptable

Cliquer sur Ajouter un fichier ① puis sur Choisir un fichier ② pour aller le chercher sur votre ordinateur. Terminer en cliquant sur le bouton Envoyer le fichier.

Choix du fichier
Choix du fichier

La taille limite d’envoi des fichiers est de 64 Mo, ce qui est suffisant pour la plupart des types de fichiers.

On peut retrouver le document en passant :

  • soit par l’écriture comptable, on peut y ajouter d’autres documents, le supprimer ou le télécharger ;
Aperçu au niveau de l’écriture comptable
Aperçu au niveau de l’écriture comptable
  • soit dans le menu Documents.
Aperçu au niveau des documents
Aperçu au niveau des documents

Garradin affiche le type de type de document, ici il s’agit d’un fichier traitement de texte.

Ajouter un fichier à une fiche de membre

Pour cela, il faut commencer par ajouter un champ à la fiche.
Dans le menu Configuration, aller sur l’onglet Fiche des membres

Pour en savoir plus, voir la page Ajouter un champ.

Pour ajouter un champ fichier
Pour ajouter un champ fichier

Organiser les fichiers

Par défaut, les fichiers s’empilent dans les documents, on peut les ranger dans des répertoires pour une meilleure organisation.

Aller sur l’onglet Documents dans le menu du même nom. Cliquer sur le bouton Nouveau répertoire, entrer le nom du nouveau répertoire.

Création d’un répertoire
Création d’un répertoire

Pour ranger les fichiers, cocher la case des fichiers à déplacer ①, en bas à droite, sur Choisir l’action à effectuer, sélectionner Déplacer ②.
Il ne reste plus qu’à sélectionner le répertoire③ puis à cliquer sur le bouton Déplacer les fichiers.

Ranger les fichiers
Ranger les fichiers

On retrouve la liste des fichiers en cliquant sur le nom du répertoire.

Voir aussi : Sauvegarde des documents.