Gestion des fichiers
On peut ajouter divers documents dans Paheko :
- associés aux membres, ce qui est bien pour, par exemple, ajouter des documents de type certificat médical ou attestations diverses liées à l’activité de l’association ;
- pour les écritures comptables ;
- pour le site (images, fichiers joints, par exemple pdf des statuts ou de flyers susceptibles d’être imprimés pour divers salons et autres manifestations).
Les limites et les contraintes
Les limites du poids des documents
Ce sont celles de l’hébergement de votre site.
S’il est hébergé sur Paheko.cloud, vous disposez, pour les documents d’un quota de 10 Mo pour un hébergement gratuit. Les contributions financières au site, permettent d’étendre ce quota jusqu’à 5 Go à raison de 10 Mo par euro de contribution. Le quota est cumulable d’année en année : si vous contribuez à hauteur de 50 € la première année, et de 150 € la deuxième, vous disposerez de 2 Go.
S’il est hébergé ailleurs, il faudra tenir compte de tout :
- taille du logiciel ;
- importance de la base de donnée ;
- poids total des documents, pour la gestion de l’association et pour le site.
À titre d’exemple en termes de poids des documents, compter :
- entre 30 et 350 Ko pour une facture au format pdf ;
- entre 20 et 100 Ko pour un relevé de banque au format pdf ;
- un minimum de 1 Mo pour une photo juste sortie de l’appareil sans redimensionnement ou autre, redimensionnée (réduite) avec une résolution moindre (celle par défaut est de 96 ppp) à 72 ppp (pour un affichage web) et au format jpg, elle peut être beaucoup plus légère.
On peut redimensionner les photos avec de nombreux logiciels, dont les logiciels libres : Gimp, Krita par exemple, mais aussi Paint si vous êtes sous Windows, Gwenview pour Linux ou encore Preview pour Apple.
Les contraintes
Outre la taille des documents, qui impose notamment de retravailler les photos avant de les mettre sur le site (soit dans la partie privée, soit sur la partie publique du site), ce sont les contraintes habituelles :
- sauvegarde et conservation des documents sur votre disque dur et au moins un disque dur externe ;
- conservation des documents comptables de cinq à dix ans minimum pour la plupart, voire, plus, selon leur type ;
- protection de la vie privée pour les photos, pas de photos des membres sur le site sans leur accord, et pour les personnes mineures ou juridiquement incapables, celui de leurs représentants légaux.
Types d’affichage
Les documents peuvent être présentés en galerie, option par défaut. Cela donne un aperçu des images.
Mais on peut opter pour un Affichage en liste. Outre les noms des fichiers, dans cet affichage, on a aussi leur poids.
Ajouter un document
Dans le mnu Documents, cliquez Ajouter en haut à droite, descendre sur Depuis mon ordinateur.
On peut ajouter plusieurs fichiers en une seule fois en en sélectionnant plusieurs. Appuyez ensuite sur Ouvrir pour les ajouter. On peut aussi les glisser du gestionnaire de fichier vers la fenêtre de téléversement. Tant qu’on n’a pas appuyé sur le bouton Envoyer, il est possible d’ajouter ou de retirer (X à droite) des fichiers.
Organiser les fichiers
Par défaut, les fichiers s’empilent dans les documents. On peut toutefois les ranger dans des dossiers pour une meilleure organisation. Pour créer un dossier (ou un sous-dossier), dans le menu Documents, en haut à gauche, cliquez sur Ajouter, puis sur Dossier. On vous demandera directement de le nommez.
Pour ranger les fichiers, cocher la case des fichiers à déplacer ①, en bas à droite, sur Choisir l’action à effectuer, sélectionner Déplacer ②.
Il ne reste plus qu’à sélectionner le dossier③ puis à cliquer sur le bouton Déplacer les fichiers.
Voir aussi
Mis à jour le mercredi 27 septembre 2023