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Importer, configurer un plan comptable

Par défaut, le plan comptable proposé sur le site est le plan comptable associatif 2018 (PCA) français. Il est possible d’en utiliser un autre soit parce que la structure n’est pas de droit français, soit parce que l’association, n’ayant pas l’obligation d’utiliser ce PCA, préfère garder celui de 1999 ou utiliser sa propre répartition des différents, ou encore parce qu’elle a une version du PCA 2018 avec des sous-comptes spécifiques qu’elle préfère utiliser sans avoir à les reconfigurer ou qu’elle doit également utiliser le plan comptable général (PCG) pour une partie de ses activités.

Enregistrer le plan comptable au format CSV

Le format CSV est un format utilisé pour les données tabulaires qu’il permet d’importer et d’exporter sur de nombreux applications. On peut le générer à partir d’un logiciel tableur (Calc, Calligra Sheet, Excel, Gnumeric par exemple), de bases de données ou de texte. Il est préférable ici de le générer à partir de Calc de LibreOffice1.

Le tableau des comptes doit avoir cinq colonnes :

  • code qui contient les numéros des codes comptes → essentiel
  • label : le libellé du compte → essentiel
  • description : explication sur ce qui figure dedans le cas échéant
  • position : actif, passif, actif ou passif, charge, produit → essentiel (selon le type de compte)
  • type : analytique, attente d’encaissement, banque, bénévolat, caisse, clôture, dépenses, ouverture, recettes, résultat déficitaire, résultat excédentaire, tiers → essentiel (selon le type de compte)

Aller dans Fichier > Enregistrer sous :

  1. choisir le format csv ;
  2. vérifier que :

    • le fichier est UTF8 ;
    • le séparateur est le point-virgule ou la virgule ;
    • le séparateur de chaîne de caractères est ce guillemet "
    • l’option Mettre entre guillemets toutes les cellules de texte est cochée.
Enregistrer en csv
Enregistrer en csv

Ce sont, généralement, les options par défaut.

Importer le plan comptable

Dans le menu Plans comptables, aller sur Importer un plan comptable, saisir obligatoirement son nom, celui qu’il vous plaira, il n’y a pas d’impératif, dans Libellé ①, le pays (on choisit dans une liste) ②, et, au niveau de Choisir un fichier ③, sélectionner le fichier .csv que vous avez créé pour ce faire. Cliquer sur le bouton Importer ④.

Importer un plan comptable
Importer un plan comptable

Les données importées vont se mettre en place dans le site, si elles ont été correctement structurées comme indiqué plus haut. Si ce n’est pas le cas, le fichier .csv n’est pas accepté et il faut le revoir. Cela peut venir d’informations non reconnues dans les colonnes Position ou Type ou encore de caractères non numériques dans la première colonne : lettres, voire points ou encore espace. Dans ce cas, pour corriger la colonne, le plus efficace consiste, dans le tableur (Calc, Excel, Gnumeric, Calligra Sheet, OnlyOffice, etc.) à sélectionner la colonne et à faire un Rechercher-remplacer.

Ajouter un compte

C’est utile, notamment dans le cadre d’une association qui a plus d’un compte bancaire, différents locaux ou qui voudraient suivre de façon plus détaillée certaines dépenses ou recettes. Dans cas, on crée des sous-comptes rattachés à un compte « principal » sous cette forme, par exemple :
compte « principal » 707 Vente de marchandises, « sous-compte rattaché » 7071 Vente de t-shirts.

Aller sur l’onglet Ajouter un compte, pour qu’il figure dans les comptes favoris, et donc qu’il soit utilisé pour les écritures « simplifiées » (recettes, dépenses, dettes, créances, virements), il faut choisir un type de compte (dans l’exemple : « Recettes ») ①, indiquer la position au bilan ② (ou pas d’ailleurs), comme les intitulés l’indiquent, le compte figurera dans le bilan ou le compte de résultat (ici Recettes), le code du compte ③ et qui doit s’appuyer, si vous utilisez le PCA 2018 sur un compte existant, son libellé ④ (qui est de votre libre choix, ici « Vente de t-shirts ») et, optionnellement mais souvent utile, la description. Si on ne choisit pas de type de compte, ce compte ajouté ne figurera que dans les écritures avancées et on ne le verra pas autrement.

Ajouter un compte
Ajouter un compte

Une fois toutes ces données rentrées, appuyer sur le bouton Créer, le compte figure dans la liste des comptes favoris : on peut le supprimer, ce qui le différencie des autres comptes.

Le compte figure dans la liste
Le compte figure dans la liste

Pour essayer

À télécharger, une version au format ods (tableur) et une version csv d’un plan comptable associatif belge. Il s’agit d’une version de plan comptable qui, bien que comportant des numéros de compte tout à fait corrects, est susceptible de comporter des erreurs dans la colonne position.

1

LibreOffice est une suite bureautique libre et performante qui a pris la succession d’OpenOffice. Elle existe pour tous les systèmes d’exploitation et à l’identique : Linux, Mac OS et Microsoft. Calc est son application tableur (l’équivalent d’Excel).