Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Importer des écritures comptables simples en CSV

On peut commencer à utiliser le logiciel à n’importe quel moment. S’il y a, déjà une comptabilité simple, du type recettes-dépenses sur une seule ligne faite, par exemple, sur un tableur (Calc, Calligra Sheets, Excel, Gnumeric, OnlyOffice, etc.) il est possible de l’importer au format CSV.

Structure du fichier CSV

Il y a des colonnes obligatoires d’autres non. Il n’est pas nécessaire que les colonnes du tableau d’origine aient les mêmes noms que celles du logiciel, ni qu’elles soient dans le même ordre, ni même qu’il y en ait le même nombre exactement puisqu’on fera correspondre les champs du fichier CSV et de Garradin.

À noter : hormis pour la colonne Numéro d’écriture toutes les autres cellules des colonnes obligatoires doivent être renseignées sous peine de ne pas pouvoir importer le fichier.

La liste des colonnes :

  • colonne numéro d’écriture, obligatoire, elle doit être vide si on commence la comptabilité, si elle n’est pas vide, le logiciel va chercher à mettre à jour les numéros d’écriture existantes, et, comme il ne les trouve pas, il ne peut pas finaliser l’import ;
  • colonne Libellé, obligatoire ;
  • colonne Date, obligatoire, la date doit correspondre à celle de l’exercice dans lequel on importe la comptabilité et elle doit bien être au format date, donc avec ce séparateur /, il faudra corriger les dates écrites autrement (parce qu’en fait ce ne sont pas des dates, notamment, se méfier des dates sous cette forme 10 mai 2021 qui peuvent avoir été écrites ainsi et ne sont pas considérés par les tableurs comme des dates sur lesquels pouvoir faire des calculs) ;
  • colonne Remarques ;
  • colonne Numéro pièce comptable ;
  • colonne Référence paiement ;
  • colonne Compte de débit, obligatoire, les numéros de compte doivent correspondre au plan comptable sélectionné (par défaut PCA 2018) ;
  • colonne Compte de crédit, obligatoire, les numéros de compte doivent correspondre au plan comptable sélectionné (par défaut PCA 2018) ;
  • colonne montant, obligatoire, le format doit être un nombre avec deux décimales *sans * devise, du type 10,10 ;

Vérifier aussi : qu’aucune ligne ou colonne n’est masquée.

Enregistrement du tableau

Aller dans Fichier > Enregistrer sous :

  1. choisir le format csv ;
  2. vérifier que :

    • le fichier est UTF8 ;
    • le séparateur est le point-virgule ou la virgule ;
    • le séparateur de chaîne de caractères est ce guillemet "
    • l’option Mettre entre guillemets toutes les cellules de texte est cochée
Enregistrer un tableau en CSV
Enregistrer un tableau en CSV

Ce sont, généralement, les options par défaut.

Import du fichier CSV

Créer un exercice comptable : dans la partie Comptabilité, aller sur Exercices et rapports et sur l’onglet Nouvel exercice. Une fois qu’il est créé, cliquer Import, choisir, dans le cas présent, cocher la case Journal au format CSV libre. Sélectionner le fichier et cliquer sur Importer.

Si tout va bien, ensuite vous devrez faire correspondre les champs de votre tableau avec ceux de Garradin en choisissant dans la liste proposée.

Cliquer sur Continuer, c’est fait.

Si le tableau ne correspond pas à ce qui est attendu par le logiciel, il vous envoie un message d’erreur vous expliquant ce qui ne va pas. Il faudra donc revoir le tableau, et corriger les erreurs.

On peut télécharger une version au format ODS (format ouvert de tableur ouvert et travaillé par presque tous les logiciels tableur, Calc de LibreOffice et d’OpenOffice, Excel, Gnumeric, Calligra Sheets, OnlyOffice, etc., d’un fichier exemple et une version au format CSV.

Voir aussi