Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Tāima - Suivi du temps

Pour la valorisation du bénévolat, obligatoire depuis le plan comptable associatif français 2018, il existe une extension dans Garradin : Tāima - Suivi du temps. Elle permet d’enregistrer le temps passé par les personnes, bénévoles, salariés, sur une tâche et de le reporter en comptabilité.

Installation de l’extension

Par défaut l’extension n’est pas activée. Pour l’activer, aller dans Configuration, sur l’onglet Extensions, cocher l’extension et cliquer sur le bouton Installer.

Configuration

Pour personnaliser l’extension et adapter la liste des tâches au fonctionnement de l’association, il faut avoir les droits d’administrateur, aller sur l’onglet Configuration. En cliquant sur le bouton Éditer on peut modifier une catégorie existante. En bas, on peut aussi ajouter une tâche.

Configuration de Tāima
Configuration de Tāima

Quand on a « édité », donc modifié le nom d’une tâche, toutes les entrées associées à la tâche auront automatiquement le nouveau nom.

Si on veut supprimer une tâche, cliquer sur le bouton Supprimer, il faudra confirmer l’opération. L’action ne supprime pas les données, mais elles n’auront plus de tâche associée.

Suppression d'une tâche
Suppression d'une tâche

Utilisation

Commencer une tâche

On peut compter le temps pendant lequel on travaille sur la tâche :

  • Cliquer sur le bouton + Nouvelle entrée
    • choisir au besoin une catégorie dans la liste déroulante ①,
    • si vous commencez la tâche, ne rien saisir au niveau du temps ②,
    • ajouter, si nécessaire, des informations complémentaires dans les Notes ③ appuyer sur le bouton Démarrer le chrono
Création de l’entrée et démarrage du chrono
Création de l’entrée et démarrage du chrono
  • l’horloge se met en marche, cliquer sur Arrêter pour arrêter le chrono.
Horloge démarrée
Horloge démarrée

Visuellement : les aiguilles de l’icône de l’horloge tournent, mais le compteur ne bouge pas. Il n’affichera le temps qu’une fois qu’on aura cliqué sur le bouton Arrêter.

On peut arrêter et reprendre le chrono pour la tâche, la modifier (oubli d’appuyer le bouton de lancement du chrono par exemple) ou la supprimer.

Ajouter une tâche

On peut aussi entrer un évènement rétroactivement :

  • Se positionner sur le jour : au plus rapide, cliquer sur l’icône de calendrier pour naviguer dedans :
Choisir dans le calendrier
Choisir dans le calendrier
  • cliquer sur le bouton + Nouvelle entrée
  • choisir au besoin le type de tâche à effectuer dans la liste déroulante et indiquer la durée sous la forme 2:30 ou 2h30, sans espace ni autre séparateur, éventuellement, donner des précisions (conseillé) cliquer sur le bouton Enregistrer.
Saisie de l’heure
Saisie de l’heure

Il est reste possible de modifier la tâche et de la supprimer : aller sur la tâche, cliquer sur le bouton Modifier.

Les statistiques

Les bénévoles peuvent suivre le temps accordé à l’association :

Suivi individuel du temps
Suivi individuel du temps

Dans l’onglet Statistiques de Tāima, un membre qui en a les droits peut accéder aux statistiques et avoir le suivi du temps par période : semaine, mois, année et par tâche et par personne. Les autres membres n’ont pas accès à ces statistiques.

Les statistiques de Tāima
Les statistiques de Tāima

Rappel : pour les écritures comptables, la valorisation du temps revient à accorder une valeur financière (équivalent d’un coût de salarié) à une tâche. Le total des heures donnant le montant à débiter et à créditer dans les comptes de classe 8.

Aller plus loin

Valorisation du bénévolat pour savoir comment passer les écritures.