Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Catégories et droits : quels droits, pour qui ?

Les catégories sont liées à des accès (ou pas) au logiciel Garradin et une personne ne peut être que dans une seule catégorie.

Pour mieux comprendre comment cela fonctionne concrètement, des exemples purement indicatifs. Cela dépend, évidemment, de la taille de l’association, de son fonctionnement et de son objet social.

Quels droits pour qui ?

Pas d’interaction

Les membres sont avant tout des « consommateurs » qui n’interviennent pas dans le fonctionnement de l’association et qui se tiennent informés via le site de l’association.

  • Créer une catégorie sans aucun droit, ou, mieux, avec uniquement le droit de se connecter, qui pourrait être la catégorie par défaut.

À noter : l’intérêt de leur donner le droit de se connecter est que les personnes pourront ainsi gérer elles-mêmes leurs données, notamment, au besoin, téléverser un document qui leur serait demandé directement dans leur fiche, mais aussi, les modifier ou les supprimer. C’est valable pour les adultes comme pour les mineurs.

Accès aux documents internes

Les membres ont besoin d’avoir accès à des documents internes à l’association ainsi qu’aux parties du site qui ne sont pas publiques (un genre d’intranet, donc).

  • Créer une catégorie avec deux droits : celui de se connecter et en lecture uniquement pour les documents. Si on désire leur permettre d’ajouter, de modifier ou de déplacer des documents, on leur accordera plutôt des droits en lecture et écriture pour les documents.

À noter : cela pourrait être une catégorie par défaut.

Gestion des membres et comptabilité

La gestion des membres et celle de la comptabilité sont des données à la fois stratégiques et sensibles car elles contiennent des données personnelles. On ne peut donc pas y donner accès à tout le monde.

Par ailleurs, la comptabilité et la gestion des membres sont liées, notamment avec la gestion des cotisations.

  • Créer une catégorie pour les personnes qui s’occupent de la gestion des membres avec des droits en lecture et écriture sur la gestion des membres et en lecture uniquement, au moins, pour la comptabilité, ce qui leur permettra d’inscrire les membres à une activité et noter le paiement.

  • Créer une catégorie pour les personnes qui vont assurer la comptabilité avec des droits en lecture et en écriture pour la comptabilité, au moins, en lecture uniquement pour la gestion des membres, voire (mieux ?) en lecture et écriture.

À noter : avoir une catégorie qui donne les droits en lecture et écriture pour la gestion des membres, la comptabilité et les documents permet de limiter le nombre de catégories. Ce qui, dans une petite association est, tout de même, plus rationnel.

La gestion du site web

La gestion du site web pose des questions spécifiques car il s’agit de la communication publique de l’association.

  • Créer une catégorie où les personnes auraient les droits en lecture et écriture sur les pages et les rubriques (ou catégories) du site et sur les documents (qui peuvent servir de base à des articles pour le site public) peut s’avérer utile.

Ces droits peuvent être, évidemment accordés à des catégories ci-dessus, le cas échant.

La configuration

Par défaut, quand on crée une catégorie, la case « Ne peut pas modifier la configuration est cochée ». Il s’agit, effectivement de droits à ne pas donner à tout le monde.

  • Suggestion : réserver cette possibilité aux seules personnes ayant des droits d’administrateur.

L’administration

Il faut, de toute façon, au moins deux personnes ayant des droits d’administrateur. Il peut s’avérer utile, mais ce n’est pas nécessaire, d’avoir deux types d’administrateur : un pour le site et un pour tout le reste.

Quel est le nombre idéal de catégorie ?

Cela dépend des besoins. Mais, si on les définit bien comme ci-dessus, on peut avoir un nombre réduit de catégories, grosso modo :

  • adhérents et adhérentes de base ;
  • gestion de l’association, membre et comptabilité ;
  • gestion du site ;
  • administration ;
  • membres sans droit (anciens membres, membres d’honneur, etc.).

Pour le reste, ce sont les groupes de travail qui répondront aux exigences de fonctionnement. Une personne peut appartenir à plusieurs groupes de travail et il est possible d’envoyer un message collectif aux membres d’un groupe de travail.

Voir aussi