Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Différences entre les catégories et les activités

Dans Garradin il y a une notion « catégories » et une notion d’activité.

Ces deux notions correspondent à des fonctionnalités différentes et qui n’ont pas grand-chose en commun. Il est obligatoire d’indiquer une catégorie, ce qui n’est pas le cas des activités.

Les catégories

Les catégories sont obligatoires elles peuvent donner des « droits » aux membres de l’association. Elles peuvent être cachées et ne sont pas liées aux activités ni aux écritures comptables. On ne peut attribuer qu’une catégorie à un membre. Si, pour son fonctionnement, l’association a découpé les activités en groupes thématiques, il est possible de créer des groupes de travail où une personne peut figurer dans plus d’un groupe.

Les droits vont du « moins »  :

  • pas d’accès

au « plus » :

  • lecture (simple consultation)
  • lecture et écriture (consultation et possibilité d’ajouter des membres)
  • administration (lecture, écriture, modification, suppression)

Les catégories sont liées à des parties du site : gestion des membres, comptabilité, wiki, configuration. Par défaut, le logiciel propose trois catégories (administrateur, ancien membre ou membre actif), elles ne sont pas forcément les plus adaptées à votre association, il vaut mieux les personnaliser.

À savoir : si vous laissez la possibilité aux membres d'accéder aux documents, ils pourront accéder à tous les documents qui sont rangés dans les Documents, mais pas aux fichiers liés aux autres membres, ni aux documents liés aux écritures comptables.

Les activités

Les activités peuvent être sur une durée pré-définie en nombre de jours ou de date à date, ou pas du tout (cotisation ponctuelle). Elles peuvent avoir un tarif, auquel cas, l’inscription d’un membre dans une activité sert aussi d’écriture comptable, ou non. Et, elles sont totalement indépendantes des droits d’accès au site.

Un membre peut avoir plusieurs activités.

À noter : il est très conseillé de passer par les activités pour saisir les paiements des membres. Cela permet à la fois de saisir les écritures comptables, de gérer les renouvellements de cotisation et, au final, de savoir combien de membres à jour de cotisation il y a dans l’association.