Rappel législatif et réglementaire
En droit français, un exercice comptable dure douze mois, sauf exception (création de la structure en cours d’année civile par exemple pour un exercice que l’on calera du 1er janvier au 31 décembre par la suite). À l’issue de l’exercice, les comptes doivent être clôturés et ne devraient plus être modifiés.
À noter : sauf exception, on ne modifie pas les dates de l’exercice comptable en cours d’exercice.
Pour en savoir plus : Quelle doit être la date de clôture d'un exercice comptable.
Clôturer un exercice
Dans la section Comptabilité aller sur Exercices et rapports, sélectionner l’exercice concerné. Cliquer sur Clôturer.
Une confirmation sera demandée. Le rappel des dates des début et de fin de l’exercice permet une ultime vérification avant sa clôture.
À ce stade, il est encore possible de modifier l’exercice, nom et dates. Si la modification de ces dernières fait que la date des écritures se situe après celles de l’exercice, il est possible, en cochant la case Déplacer les écriture postérieures dans un autre exercice de les replacer soit dans l’exercice suivant s’il a été créé auparavant, soit d’en faire un nouveau.
À l’étape suivante, il est demandé si on veut ou non commencer un nouvel exercice dans la foulée. Vous pouvez opter pour un autre plan comptable (ici un PCA 2018 personnalisé). On peut passer l’étape si ce n’est pas souhaité (exercice déjà ouvert par exemple).
Et, naturellement, l’écran suivant vous propose de faire la balance d’ouverture. On peut également ne pas procéder à la balance d’ouverture dans la foulée pour la faire plus tard.
L’exercice clôturé apparaît comme tel dans la liste des Exercices & rapports et il n’est plus possible d’intervenir dessus à partir de ce menu.
Modifier les date d’un exercice ouvert
Par défaut, et parce que c’est le cas de figure le plus courant, quand on ouvre un exercice dans Garradin, les dates vont du 1er janvier ou 31 décembre de l’année. Mais ce n’est pas forcément le cas de toutes les associations et, quand on a ouvert l’exercice sans penser à cela, il faut pouvoir modifier les deux termes de l’exercice.
Pour ce faire, dans Exercices et rapports, aller sur le bouton Modifier de l’exercice concerné ①.
Sur la page Modifier l’exercice②, on peut, soit saisir directement les dates sous cette forme jj/mm/aaaa, doit cliquer sur l’icône de calendrier à droite de la date pour la sélectionner en naviguant dans la boîte qui s’ouvre, les signes < et > permettent d’aller sur le mois précédent ou le mois suivant. La navigation pour la date se faire avec le bouton à droite de la date.
Modifier un exercice clôturé
Il peut arriver qu’il soit nécessaire de modifier un exercice clôturé, par exemple pour affecter une subvention reçue un peu tard à l’année de l’exercice. C’est possible, bien qu’à éviter au maximum, depuis la version 1.1.
Dans le menu Configuration, aller sur l’onglet Fonctions avancées. Sélectionner l’exercice à ré-ouvrir.
À noter : l’information sur la possibilité de modifier un exercice n’apparaît, dans l’espace de configuration avancé que s’il existe déjà un exercice clos.
Il est également possible d’exporter au format CSV ou ODS (format de tableur pour Calc, Excel, Gnumeric, Calligra Sheet, etc., à choisir de préférence pour les personnes qui utilisent Excel) l’exercice et de le réimporter en tant que nouvel exercice afin de pouvoir le retravailler.
Supprimer un exercice
Pour supprimer un exercice, aller dans Exercices et rapport. Sélectionner l’exercice.
Dans l’étape suivante, il faudra confirmer la suppression de l’exercice. Cette suppression est définitive et il n’y aucun moyen de récupérer les données.
Recommandation : exporter l’exercice, au format CSV ou tableur, avant afin d’avoir d’en avoir une copie au cas où il y aurait eu une erreur. Il sera ainsi possible d’importer les données et de corriger la bourde rapidement.
Pour aller plus loin
Mis à jour le mercredi 13 juillet 2022