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Gestion d'association simple, complète et efficace

Comptabiliser un salaire

Recourir à un groupement d'employeur associatif

Recruter un salarié dans une association est une étape importante, et comporte de nombreux challenges.

C'est pour cela que nous conseillons en général d'avoir recours à un groupement d'employeur associatif, renseignez-vous pour savoir s'il en existe dans votre région.

Le groupement d'employeur recrute le salarié à votre place, et gère tout ce qui est administratif (contrat de travail, fiches de paie, congés, obligations réglementaires, etc.), et met le salarié à votre disposition selon les conditions qui vous conviennent. Il permet également de bénéficier des aides et subventions pour l'embauche.

Il permet aussi de "partager" un salarié entre plusieurs associations : vous n'avez besoin d'un⋅e comptable que 5 heures par semaine ? Il est possible pour ce salarié d'être présent sur plusieurs associations, permettant d'augmenter le volume de travail (et donc la rémunération), en n'ayant qu'un seul employeur et un seul contrat de travail.

Le recours au groupement d'employeur représente un surcoût de l'ordre de 10 à 20%, mais vous simplifie la vie grandement et réduit énormément les risques en cas de conflit ou de contrôle si vous êtes une petite association qui n'a pas de personne dédiée à la gestion des ressources humaines. En effet, l'employeur est soumis à de nombreuses obligations sociales et fiscales afin de protéger le salarié, et il est difficile de rester à jour sur celles-ci.

Cela permet aussi beaucoup plus de simplicité dans le traitement comptable, car le groupement d'employeur émet une facture mensuelle qui comprend toutes les charges et salaires de tous les salariés.

Retour d'expérience

À La rustine, atelier associatif de réparation de vélos, nous avons recours au GEA 21 pour nos salarié⋅e⋅s. Cela nous permet d'avoir un interlocuteur compétent sur les problématiques de gestion des salarié⋅e⋅s, mais aussi pour les salarié⋅e⋅s d'avoir des personnes à contacter en cas de questionnement par exemple sur les congés payés, sur les arrêts maladie, sur leur fiche de paie, etc.

Comment procéder en comptabilité

Nous avons créé un compte de tiers GEA (code 428A), et nous passons une écriture de type dette quand nous recevons la facture mensuelle, entre le compte 62141 Mise à disposition de personnel salarié et le compte de tiers. Quand nous procédons au virement, nous utilisons le bouton Enregistrer le règlement de cette dette pour indiquer que notre compte bancaire a bien été débité, et que la dette est réglée.

Chèque emploi associatif

Une autre démarche simplifiée est de passer par le chèque emploi associatif. Dans le cadre de ce dispositif, c'est l'URSSAF qui gère la création du bulletin de paie et le calcul des cotisations sociales et de l'impôt sur le revenu, et vous n'avez que deux règlements à faire : le salaire net du salarié, et les charges indiquées par l'URSSAF.

Cela permet de simplifier grandement les démarches administratives, mais cela ne dispense pas de devoir gérer votre salarié comme un employeur classique : congés payés, arrêt maladie, obligations sociales, etc. il est donc recommandé de prendre contact avec un cabinet qui réalise du conseil en droit social pour vous aider à gérer votre ou vos salariés.

Comment procéder en comptabilité

Lors de l'émission du bulletin de paie par l'URSSAF il faut constater que vous avez une dette envers deux tiers : le salarié et l'URSSAF.

  1. Pour le salarié il faut saisir le salaire net sur le compte de tiers 421 Personnel : Rémunérations dues. Le type de dette sera le compte 641 Rémunérations du personnel.
  2. Pour l'URSSAF le compte de tiers sera le 4286 Personnel- Charges à payer. Le type de dette sera le compte 6451 Cotisations à l'URSSAF.

Lors de la réalisation des virements il faudra utiliser le bouton Enregistrer le règlement de cette dette correspond à chacune de ces dettes pour constater le paiement et régler les dettes.

Si vous faites le virement au même moment que de l'émission du bulletin de paie, alors il est possible de saisir une seule écriture avancée comme suit :

Compte Débit Crédit Libellé
641 1000 € Charge : salaire de Kader
421 1000 € Dette à Kader : salaire
6451 500 € Charge : cotisations sociales
4286 500 € Dette à URSSAF : cotisations
421 1000 € Règlement dette Kader
512A 1000 € Règlement dette Kader
4286 500 € Règlement dette URSSAF
512A 500 € Règlement dette URSSAF

Gestionnaire de fiches de paie, ou réalisation de fiche de paie en interne

Il existe de nombreux prestataires qui peuvent réaliser les fiches de paie, parfois accompagné d'un conseil en droit social pour vous aider et vous fournir des contrats de travail ou gérer les relations avec vos salarié⋅e⋅s.

Le tarif est souvent avec une part fixe mensuelle et un tarif par salarié par mois.

Ces prestataires peuvent souvent vous fournir un récapitulatif des cotisations et salaires à verser, ce qui vous permettra de réaliser des écritures de type dette ou avancé pour enregistrer ce qui est dû, puis ce qui est réglé.

Le nombre de comptes à affecter peut s'avérer élevé car le nombre de tiers peut également l'être :

  • salariés à qui verser le salaire net ;
  • URSSAF pour les cotisations sociales (retraite, chômage, santé, etc.) ;
  • mutuelle d'employeur ;
  • retraite complémentaire ;
  • services fiscaux pour le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.

Ces écritures sont largement décrites dans les publications spécialisées, tel cet article : Comptabiliser les salaires et les charges sociales.

Dans ce cas il est supposé que vous disposez de personnes formées à la comptabilité et à la gestion des ressources humaines dans votre association, sans cela il serait vite compliqué de faire face à vos obligations d'employeur.

En savoir plus : comment doit se présenter une bulletin de salaire en droit français.