Qu’est-ce que c’est, à quoi ça sert et pourquoi avoir une comptabilité analytique ?
Qu’est-ce que c’est ?
La comptabilité analytique, à la base, c’est la comptabilité « classique », elle ne change donc pas les habitudes de saisie des écritures par rapport à une comptabilité qui ne l’est pas, ni les habitudes, ni les comptes.
Alors que la comptabilité « classique » ne permet pas de dégager des coûts par projet ou activité, c’est la raison d’exister et le rôle de la comptabilité analytique de le faire. Cela permet ainsi une gestion plus fine des ressources et des projets.
Comment ça marche ?
Création des projets
Il faut commencer par créer des projets. On crée un Projet comme on crée des comptes personnalisés. Aller dans la section Compatibilité dans Exercices et rapports, cliquer sur le bouton Créer un nouveau compte de projet.
Garder l’option Analytique, saisir le libellé, une description éventuelle (optionnelle, mais pratique) et cliquer sur le bouton Créer.
L’écran suivant affiche la liste des comptes qu’il faut vérifier. Est-ce que le code proposé vous agrée, et compléter en indiquant son libellé (obligatoire), voire (utile), une description. Appuyer sur le bouton Créer pour terminer.
À noter : vous ne pourrez pas modifier le nom du projet après sa création, ni le supprimer. Mais vous pouvez créer d’autres projets et modifier les écritures relatives au projet mal nommé ou inutile.
Saisir une écriture
Soit, et au plus simple, l’écriture s’inscrit dans un seul projet. Dans ce cas, cocher l’une des cinq premières options dans la liste des Types d’écriture.
En bas de la page de saisie de l’écriture, aller sur Projet (compte analytique) et sélectionner le projet auquel affecter l’écriture. Cliquer sur Enregistrer pour finir.
Soit, si l’écriture peut se ramener à plus d’un projet, cocher Avancé ce qui permettra de répartir l’écriture sur plus d’une ligne et dans des projets différents.
Comment voir les écritures ?
Dans Exercices et rapports, cliquer sur l’onglet Projets (_compta analytique_). En cliquant sur l’un ou l’autre des onglets dessous, on peut naviguer par Projet :
ou par Exercice.
On peut en générer un fichier pdf ou l’imprimer.
Pourquoi faire une comptabilité analytique ?
La comptabilité analytique, en répartissant les dépenses et les moyens par postes, en permet une gestion plus fine. Outre que cela permet ainsi à l’association de pouvoir évaluer les besoins des projets et une meilleure maîtrise des dépenses, cela est utile aussi pour :
- la recherche de financements puisque l’association sait avec de précisions ce dont elle a besoins ;
- l’établissement des compte-rendus financiers des subventions qui sont demandés par les organismes subventionneurs ;
- et, bien évidemment, un meilleur suivi des projets de l’association qui, par contrecoup aboutit à une meilleure capacité pour l’association de mettre en œuvre d’autres projets ou de les développer.