Les comptes les plus couramment utilisés pour la gestion d’une petite ou moyenne association au « quotidien » sont les comptes financiers (classe 5), les comptes de charges (classe 6) et les comptes de produits (7). Néanmoins l’utilisation des comptes de tiers, classe 4, peut s’avérer utile sans être indispensable.

À quoi servent-ils ?

Ils enregistrent toutes les transactions avec le tiers concerné, dépenses ou recettes. C’est avec les comptes de tiers qu’on constate une dette ou une créance : à savoir un montant lié à un document comptable et qui n’a pas été payé (dans un sens ou un autre). Ils servent aussi, de fait, pour les écritures de régularisation des charges et produits (compte 480).

Dans quel cas les utiliser

Organismes extérieurs

Dans le cadre de la constatation d’une dette ou d’une créance :

• soit parce que vous constatez la dépense ou la recette à l’avance, par exemple une facture ou une notification de subvention reçue en fin d’exercice et payé l’exercice suivant,
• soit parce que vous voulez suivre plus facilement un fournisseur (client, administration, autre tiers) précis,

• soit encore parce que, s’agissant d’un fournisseur habituel, l’association regroupe le paiement de plusieurs factures en une seule fois.

À noter : Paheko propose de sélectionner un compte de tiers pour les écritures de type « Dette » et de type « Créance ».

Comptes de tiers pour les adhérents

Il peut être aussi pratique pour l’association d’avoir des comptes de tiers pour certains membres, notamment dans le cadre de remboursements de frais ou, encore, dans le cadre d’une association de copropriété pour suivre les paiements des personnes.

Pour gérer les paiements de ces comptes, rendez-vous dans les Comptes et aller sur l’onglet Comptes de membres. Paheko affiche la liste des membres pour lesquels il y a des écritures liées à des comptes de tiers, et seulement ceux-là.

Le bouton « Journal » affiche une page qui montre, d’une part, les écritures liées au membre sélectionné :

d’autre part le solde des comptes pour les écritures liées à cette personne :

Ce solde peut être affiché pour l’exercice en cours, ou pour un autre exercice (si l’association contribue au financement du service).

Comment ça fonctionne ?

Il faut, de préférence, avoir créé les comptes de tiers auparavant.

Charge (dépense, dette) : dans un premier temps on débite le compte de charge concerné, et on crédite le compte de tiers pour constater la dette. Dans un deuxième temps, on débite ce compte de tiers et on crédite le compte bancaire concerné.

Pour un paiement unique de plusieurs factures, on passe1 une écriture par facture en créditant le compte de tiers. Au moment du paiement, on va faire une écriture avancée en débitant le compte de tiers du montant payé et en créditant le compte bancaire. Ensuite, on reliera les écritures liées aux factures à ce paiement.

Produit (recette, créance) : dans un premier temps on crédite le compte de produit concerné, et on débite le compte de tiers pour constater la dette. Dans un deuxième temps, on crédite ce compte de tiers et on débite le compte bancaire concerné.

Voir aussi

• Lier une (ou des) écriture à un paiement
• Créer des sous-comptes
• Encaissement des chèques

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À ce stade, d’ailleurs, les écritures ont dû théoriquement être déjà passée.