Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Créer des sous-comptes : c’est permis et conseillé

Il est possible et même recommandé en comptabilité de créer des sous-comptes pour mieux gérer les finances d’une structure, notamment en donnant une gestion plus fine des mouvements. Garradin en facilite la création. Pour bien démarrer la comptabilité avec le logiciel, il est conseillé de créer des comptes de type banque, caisse, etc. ce qui vous permettra d’ajouter par la même occasion le montant qui figure dessus.

À savoir : vous pouvez créer des sous-comptes ou les modifier en cours d’exercice, en revanche, vous ne pourrez pas changer de plan comptable en cours d’exercice si vous avez opté pour la solution d’en avoir un qui vous est propre.

Qui peut ajouter ou modifier des comptes ?

  • Les personnes qui ont les droits en « Administration » sur la comptabilité.

Les règles à respecter

Les sous-comptes doivent respecter les principes généraux de la comptabilité :

  • ils doivent donc correspondre à la classe du compte concerné ;
  • il est préférable que leur « code » soit cohérent.

Par défaut dans Garradin les comptes que vous créez sont identifiés par des lettres (512A, 701B, etc.) ce qui permet de différencier au premier coup d'œil si le compte fait partie du plan comptable officiel ou si vous l'avez créé. Les comptables professionnels ont plutôt l'habitude de travailler avec des codes à six chiffres : 701200, 623800, etc. Ainsi un sous-compte de 6588 aura généralement comme numéro : 65881.

Par exemple, si on veut créer un sous-compte pour suivre le paiement des dons à Garradin, on ne peut pas le mettre n’importe où. Ainsi, si l’optique est de les considérer comme relevant des « 6238A  », si on opte pour les considérer comme un compte de tiers de la catégorie « Autres fournisseurs » (compte n° 4010) on créera un sous-compte « 4010A ».

Ils peuvent être créés pour une activité courante et répétitive ou pour une activité exceptionnelle.

Les types de comptes

Selon les types de comptes, les informations demandées ne sont pas toutes les mêmes. Pour tous les types de comptes les mentions obligatoires et facultatives sont :

  • le code, obligatoire, Garradin en propose un d’office que vous pouvez modifier,
  • le libellé, obligatoire,
  • la description, facultative, elle sert à expliquer ce qui doit figurer dans le compte et apparaît quand on saisit une écriture, ce peut être une aide précieuse pour les bénévoles qui assurent la comptabilité de l’association.

Quand vous ajoutez un type de compte : banque, caisse, attente d’encaissement ou tiers, le logiciel vous demande en plus d’ajouter le « solde d’ouverture », à savoir le montant qui figure sur ce compte.

Ces types de compte figurent automatiquement dans les comptes favoris.

Quand vous ajoutez un « autre type de compte » il faudra le paramétrer.

À savoir : vous pourrez modifier (nom et description) ces comptes par la suite. Vous pourrez également les supprimer tant qu’il n’y a pas d’écriture comptable liée au compte.

Comment faire

Aller sur les plans comptables Comptabilité > Plans comptables.

Modifier ou recopier un plan comptable

Cliquer indifféremment sur les boutons Comptes favoris ou Tous les comptes du plan comptable1. C’est la deuxième option qui est indiquée sur cette page car elle est plus simple.

On peut aussi, pour éviter des bourdes, préférer de Créer un nouveau plan comptable à partir du (ou d’un si vous avez plus d’un) plan comptable existant. Il faudra :

  1. choisir le plan comptable « source » ;
  2. lui donner un nom clair (ici PCA asso du coin) ;
  3. préciser le pays (par défaut, la France).
compta-recopier-pca.png

À noter : si vous voulez l’utiliser, il faudra le créer avant de commencer l’exercice.

Créer les sous-comptes

Dans Plans comptable cliquer sur le plan comptable concerné, aller sur l’onglet Ajouter un compte.

compta-bouton-ajout-cpte.png

Cocher la case du type de compte à créer. Appuyer sur Continuer.

Sélection du type de compte, ici banque
Sélection du type de compte, ici banque

Le logiciel rajoute automatiquement un numéro de compte, on peut le modifier si on veut. Donner un nom précis au compte, ici, on a choisi un compte de Banque pour un compte d’épargne, on indique les données du compte dans la description (cela peut ou pas être utile). Et surtout, pour ce type de compte, on ajoute ensuite le solde d’ouverture.

Ajout du solde d’ouverture.
Ajout du solde d’ouverture.

Cliquer sur le bouton Créer pour terminer.

On peut aussi créer des sous-comptes de façon plus fine en configurant le plan comptable.

Ajouter un autre type de compte

Pour ce type de compte, il va falloir préciser de quel type il s’agit, si ce doit être un compte favori, donc qui va figurer dans les comptes de la saisie « assistée » de la comptabilité et si oui, quel type de compte ①. Il sera également nécessaire également de préciser si le compte doit figurer au bilan ou résultat ②.

Paramètres des autres types de compte
Paramètres des autres types de compte

Terminer en appuyant sur le bouton Créer.

Quels types de comptes ajouter ?

Cette liste n’est ni exhaustive, ni impérative. Cela dépend tellement de l’association, de ses activités et de sa taille. Par exemple, une association qui a plus d’un compte bancaire (compte courant, compte d’épargne, banques différentes, etc.) doit créer un sous-compte comptable pour chaque.

Une petite association pourrait avoir à intérêt à avoir des sous-comptes dans les catégories suivantes :

Banque

Comptes de classe 5, essentiellement des sous-comptes du compte 512 Banques.

Dépenses

  • 616 Primes d’assurance pour chaque contrat d’assurance ;
  • 626 Frais postaux et frais de télécommunications pour séparer les frais de téléphone des factures internet par exemple ;
  • 627 Services bancaires et assimilés par banque ;
  • le cas échéant, 628 Divers créer des sous-comptes pour certaines dépenses spécifiques qui n’entreraient dans aucune des autres catégories des comptes de classe 6 (et seulement pour cela) ;

Recettes

  • 701 Ventes de produits finis ou 707 Ventes de marchandises, si l’association vend aussi quelques produits comme des t-shirts, des tasses ou des sacs à son logo afin de pouvoir mieux suivre les ventes (et voir ainsi s’il est utile ou pas de refaire fabriquer les produits en question) ;
  • si cela se justifie 7542 Mécénats

Comptes spéciaux

Il serait, notamment, judicieux, de créer des sous-comptes pour le Personnel bénévole, compte n° 864, pour mieux différencier les types de bénévolat.

Aller plus loin

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Le bouton Modifier ne permet que de renommer le plan comptable ou de changer le pays.