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Créer des sous-comptes : c’est permis et conseillé

Il est possible et même recommandé en comptabilité de créer des sous-comptes pour mieux gérer les finances d’une structure, notamment en donnant une gestion plus fine des mouvements quand c’est nécessaire, notamment, il convient d’avoir autant de comptes que de prestataires financiers.

À savoir : vous pouvez créer des sous-comptes ou les modifier en cours d’exercice, en revanche, vous ne pourrez pas changer de plan comptable en cours d’exercice si vous avez opté pour la solution d’en avoir un qui vous est propre.

Qui peut ajouter ou modifier des comptes ?

  • Les personnes qui ont les droits en « Administration » sur la comptabilité.

Les règles à respecter

Les sous-comptes doivent respecter les principes généraux de la comptabilité :

  • ils doivent donc correspondre à la classe du compte concerné, les dernières versions de Garradin ne permettent, de toute façon, pas de faire n’importe quoi sur ce sujet ;
  • il est préférable que leur nommage soit cohérent, on adoptera soit la forme « 7012A , 7012B, etc.», qui est celle adoptée par Garradin, soit la forme « 70120, 70121, etc. » qui est souvent utilisés par les comptables. Donc un ajout de lettres (en majuscules dans Garradin) ou de nombres après le numéro de compte « père ».

Ils peuvent être créés pour une activité courante et répétitive ou pour une activité exceptionnelle.

Les types de comptes

Selon les types de comptes, les informations demandées ne sont pas toutes les mêmes. Pour tous les types de comptes les mentions obligatoires et facultatives sont :

  • le code, obligatoire,
  • le libellé, obligatoire,
  • la description, facultative, elle sert à expliquer ce qui doit figurer dans le compte et apparaît quand on saisit une écriture, ce peut être une aide précieuse pour les bénévoles qui assurent la comptabilité de l’association.

Quand vous ajoutez un type de compte : banque, caisse, attente d’encaissement ou tiers, le logiciel vous demande en plus d’ajouter le « solde d’ouverture », à savoir le montant qui figure sur ce compte.

Ces types de compte figurent automatiquement dans les comptes usuels.

Quand vous ajoutez un « autre type de compte » il faudra le paramétrer.

À savoir : vous pourrez modifier (nom et description) ces comptes par la suite. Vous pourrez également les supprimer tant qu’il n’y a pas d’écriture comptable liée au compte.

Comment faire

Aller sur Comptabilité > Exercices et rapports, onglet Plans comptables.

Modifier ou recopier un plan comptable

Cliquer indifféremment sur les boutons Comptes usuels ou Tous les comptes du plan comptable1. C’est la deuxième option qui est indiquée sur cette page car elle est plus simple.

On peut aussi, pour éviter des bourdes, préférer de Créer un nouveau plan comptable à partir du (ou d’un si vous avez plus d’un) plan comptable existant. Il faudra :

  1. choisir le plan comptable « source » ;
  2. lui donner un nom clair (ici PCA asso du coin) ;
  3. préciser le pays (par défaut, la France).

À noter : si vous voulez l’utiliser, il faudra le créer avant de commencer l’exercice.

Créer les sous-comptes

Selon que l’on clique sur le bouton +Ajouter un compte tout en haut ou sur celui qui figure au niveau du type de compte, les informations demandées vont varier.

Quand on clique sur le bouton Ajouter un compte tout en haut, cela ouvre une fenêtre invitant à sélectionner le type de compte.

Bouton Ajouter un compte
Bouton Ajouter un compte

Puis à sélectionner le compte dans la liste des comptes proposés.

Choisir le numéro de compte
Choisir le numéro de compte

Et à indiquer s’il s’agit d’ajouter ce compte comme compte favori pour l’exercice ou de Créer un sous-compte.

Sous-compte ou compte favori ?
Sous-compte ou compte favori ?

Quand on crée un sous-compte, le logiciel impose le numéro de compte « père », ici 7073, et demande d’indiquer un complément pour le nom de compte. Garradin propose une lettre, mais on peut indiquer ce que l’on veut du moment qu’il s’agit de nombres ou de lettres majuscules, les minuscules ne sont pas acceptées.

Configuration du sous-compte
Configuration du sous-compte

Si on opte pour appuyer sur le bouton Ajouter un compte à droite du type de compte, ici un compte de charges (dépenses). Garradin ouvre directement la fenêtre du choix de compte.

Quels types de comptes ajouter ?

Cette liste n’est ni exhaustive, ni impérative. Cela dépend tellement de l’association, de ses activités et de sa taille. Par exemple, une association qui a plus d’un compte bancaire (compte courant, compte d’épargne, banques différentes, etc.) doit créer un sous-compte comptable pour chaque.

Une petite association pourrait avoir à intérêt à avoir des sous-comptes dans les catégories suivantes :

Banque

Comptes de classe 5, essentiellement des sous-comptes du compte 512 Banques.

Dépenses

  • 616 Primes d’assurance pour chaque contrat d’assurance ;
  • 626 Frais postaux et frais de télécommunications pour séparer les frais de téléphone des factures internet par exemple ;
  • 627 Services bancaires et assimilés par banque ;
  • le cas échéant, 628 Divers créer des sous-comptes pour certaines dépenses spécifiques qui n’entreraient dans aucune des autres catégories des comptes de classe 6 (et seulement pour cela) ;

Recettes

  • 701 Ventes de produits finis ou 707 Ventes de marchandises, si l’association vend aussi quelques produits comme des t-shirts, des tasses ou des sacs à son logo afin de pouvoir mieux suivre les ventes (et voir ainsi s’il est utile ou pas de refaire fabriquer les produits en question) ;
  • si cela se justifie 7542 Mécénats

Comptes spéciaux

Il serait, notamment, judicieux, de créer des sous-comptes pour le Personnel bénévole, compte n° 864, pour mieux différencier les types de bénévolat.

Aller plus loin

1

Le bouton Modifier ne permet que de renommer le plan comptable ou de changer le pays.

Mis à jour le jeudi 24 novembre 2022