Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Tāima - Suivi du temps et valorisation du bénévolat

Pour la valorisation du bénévolat, obligatoire depuis le plan comptable associatif français 2018, il existe une extension dans Garradin : Tāima - Suivi du temps. Elle permet d’enregistrer le temps passé par les personnes, bénévoles, salariés, sur une tâche et de le reporter en comptabilité.

Elle s’installe comme toutes les autres extensions dans le menu Configuration.

Configuration

Pour personnaliser l’extension et adapter la liste des tâches au fonctionnement de l’association, il faut avoir les droits d’administrateur, aller sur l’onglet Configuration de l’extension. En cliquant sur le bouton Éditer on peut modifier une catégorie existante. En bas, on peut aussi ajouter une tâche.

En créant ou en modifiant une tâche on peut paramétrer un coût horaire et un compte de valorisation (le plus souvent le compte 875 ― Bénévolat).

Configuration de la valorisation
Configuration de la valorisation

Quand on a « édité », donc modifié le nom d’une tâche, toutes les entrées associées à la tâche auront automatiquement le nouveau nom.

La liste des tâches avec leur contrepartie financière et le compte
La liste des tâches avec leur contrepartie financière et le compte

Si on veut supprimer une tâche, cliquer sur le bouton Supprimer, il faudra confirmer l’opération. L’action ne supprime pas les données, mais elles n’auront plus de tâche associée.

Suppression d'une tâche
Suppression d'une tâche

Utilisation

Commencer une tâche

On peut compter le temps pendant lequel on travaille sur la tâche :

  • Cliquer sur le bouton + Nouvelle entrée
    • choisir au besoin une catégorie dans la liste déroulante ①,
    • si vous commencez la tâche, ne rien saisir au niveau du temps ②,
    • ajouter, si nécessaire, des informations complémentaires dans les Notes ③ appuyer sur le bouton Démarrer le chrono
Création de l’entrée et démarrage du chrono
Création de l’entrée et démarrage du chrono
  • l’horloge se met en marche, cliquer sur Arrêter pour arrêter le chrono.
Horloge démarrée
Horloge démarrée

Visuellement : les aiguilles de l’icône de l’horloge tournent, le compteur est mis à jour en temps réel.

On peut arrêter et reprendre le chrono pour la tâche, la modifier (oubli d’appuyer le bouton de lancement du chrono par exemple) ou la supprimer.

On ne peut démarrer des chronos que sur la journée en cours.

Bon à savoir : si on oublie d’arrêter le chrono, il s’arrête automatiquement à 13h37.

Ajouter une tâche

On peut aussi entrer un événement rétroactivement :

  • se positionner sur le jour : au plus rapide, cliquer sur l’icône de calendrier pour naviguer dedans :
Choisir dans le calendrier
Choisir dans le calendrier
  • cliquer sur le bouton + Nouvelle entrée
  • choisir au besoin le type de tâche à effectuer dans la liste déroulante et indiquer la durée sous la forme 2:30 ou 2h30, sans espace ni autre séparateur, éventuellement, donner des précisions (conseillé) cliquer sur le bouton Enregistrer.
Saisie de l’heure
Saisie de l’heure

Il est reste possible de modifier la tâche et de la supprimer : aller sur la tâche, cliquer sur le bouton Modifier.

Ajouter une tâche à d’autres membres

On peut, si on a les droits, d’ajouter des tâches à d’autres membres de l’association.

1.Aller sur l’onglet Autres membres et cliquer sur le bouton Ajouter une tâche en haut à droite.
2.Cliquer sur le bouton Sélectionner en dessous de « Membres », cela ouvre la fenêtre de recherche rapide , entrer le terme de la recherche, qui peut n’être qu’une lettre, cliquer sur le bouton Sélectionner à droite.
3.Sélectionner la tâche dans la liste déroulante et indiquer la durée (indiquer la durée est impératif).

Membre inscrit à la tâche
Membre inscrit à la tâche

Les statistiques

Les bénévoles peuvent suivre le temps accordé à l’association :

Suivi individuel du temps
Suivi individuel du temps

Dans l’onglet Statistiques de Tāima, un membre qui en a les droits peut accéder aux statistiques et avoir le suivi du temps par période : semaine, mois, année et par tâche et par personne. Les autres membres n’ont pas accès à ces statistiques.

Les statistiques de Tāima
Les statistiques de Tāima

Rappel : pour les écritures comptables, la valorisation du temps revient à accorder une valeur financière (équivalent d’un coût de salarié) à une tâche. Le total des heures donnant le montant à débiter et à créditer dans les comptes de classe 8.

Valorisation du temps bénévole

On utilise généralement un SMIC chargé brut (environ 12 €) comme valeur de base pour une heure de temps bénévole. On peut ensuite faire varier la valorisation selon le niveau de compétence et de responsabilité d’un bénévole dans sa fonction.

Ce rapport de 2011 du ministère de la vie associative (pages 12 et suivantes) indique quelques exemples :

  • Médecins du Monde valorise le bénévolat comme un salaire de médecin selon une grille pré-établie ;
  • Sidaction utilise le SMIC horaire brut chargé, quelle que soit la tâche ;
  • la CIMADE utilisait un taux de 12 € par heure ;
  • la fédération française des banques alimentaires utilise un rapport de 1,2 à 5 fois le SMIC « chargé »  : 1,2 fois le SMIC pour les activités relevant d'un niveau « ouvrier, employé », 3 fois le SMIC pour une activité relevant d'un niveau « cadre responsable d'activités », et 5 fois pour une activité relevant d'une fonction dirigeante ;
  • le Secours Catholique utilise une méthode semblable.

Aller plus loin