Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Les formats d’import et d’export de la comptabilité

Garradin propose plusieurs formats d’export de la comptabilité et plusieurs types d’export.

Pour quelles raisons ?

Déjà pour commencer, ça peut servir de sauvegarde de la comptabilité, indépendamment de la sauvegarde de la base de données. Il est d’ailleurs suggéré, si la comptabilité ne se fait que par période (exemple : on regroupe tout et on y passe la journée pour le mois), de sauvegarder la base de données et d’exporter le fichier des écritures comptables systématiquement après chaque séance de travail comptable pour l’association. Idéalement, ça ne devrait pas servir.

Ensuite, les formats permettent d’utiliser les informations pour d’autres usages. On peut notamment :

  • faire des tables (ou tableaux) croisées dynamiques, pour une meilleure exploitation des données comptables,
  • faire des graphiques purement liés à l’exercice,
  • facilement utiliser le tout dans un rapport moral, financier, un dossier de présentation de l’association ou de demande de subvention,
  • et, bien sûr, mettre ces informations sous une forme ou une autre sur le site web de l’association.

L’import des écritures

Les formats

Garradin accepte les fichiers au format CSV, ODS et XLSX (tableurs tels que Calc, Excel, etc .) et FEC. Le format FEC (Fichier des Écritures Comptables) est une norme ouverte de l’administration française que les logiciels de comptabilité professionnelle doivent proposer pour les échanges avec l’administration.

Les types d’import acceptés.
Les types d’import acceptés.

Si la comptabilité de l’association a auparavant été faite sur un logiciel de comptabilité professionnelle, le format FEC devrait pouvoir être le meilleur choix pour importer les écritures comptables. Mais, si vous optez pour un import de type « Complet groupé », il faudra que le fichier d’origine ait le même nombre de colonnes, dans le même ordre et avec le même nom. Et, bien sûr, il faut que toutes les cellules où le contenu est obligatoire soient renseignées. Il faudra sans doute retravailler le fichier du logiciel source.

Le type « Simplifié » permet de faire correspondre les champs.

La procédure

Sélectionner le type de fichier à importer, appuyer sur le bouton Continuer. Sur l’écran suivant, sélectionner le fichier ① et cocher l’une des deux options ② : « Créer toutes les écritures » ou « Mettre à jour en utilisant le numéro de l’écriture ». L’import ne fonctionnera, dans ce dernier cas, que si les numéros d’écritures existent déjà.

Sélection du fichier et de l’option d’import.
Sélection du fichier et de l’option d’import.

Sur l’écran suivant, il faudra faire correspondre les colonnes.

Correspondance des champs.
Correspondance des champs.

En appuyant sur le bouton Prévisualiser, on arrive sur un écran qui, dans le meilleur des cas vous signale qu’aucun problème n’a été détecté, indique le nombre d’écritures concernées et vous permet de les visualiser en appuyant sur la flèche à gauche du nombre d’écritures.

Le nombre d’écritures qui seront importées.
Le nombre d’écritures qui seront importées.

Il ne reste plus qu’à appuyer sur Importer si c’est satisfaisant, ou sur Annuler.

Pourquoi importer ?

Il y a plusieurs raisons :

  • vous voulez importer votre comptabilité tenue sur un autre logiciel sur Garradin,
  • vous voulez importer la comptabilité d’un hébergement Garradin sur un autre,
  • vous voulez utiliser la fonction de comparaison des exercices aussi avec des exercices prévisionnels,
  • vous voulez vous faciliter la corvée de la saisie des écritures périodiques.

On importera selon les cas des comptabilités complètes ou partielles.

Exporter

Les formats et les types d’export

Pour l’export on peut choisir plusieurs formats :

  • LibreOffice, ou, plus précisément le format ODS, qui est un format ouvert de tableurs et lisible de la très grande majorité des tableurs, donc Cal Excel, Google Doc, etc.,
  • CSV, qui peut être mal compris d’Excel,
  • Excel, ou, plus précisément, XLSX, qui est le format d’Excel,
  • le format FEC.
Les formats d’export.
Les formats d’export.

Et on peut choisir entre quatre types d’export :

  • Complet (comptabilité d’engagement) ou chaque ligne reprend toutes les informations de la ligne et de l’écriture, ce type est conseillé pour transférer la comptabilité vers un autre logiciel,
  • Complet groupé ou les lignes suivantes ne mentionnent pas les informations de l'écriture, ce qui laisse des cellules vides (et peut, ou pas, être problématique dans certains cas),
  • Simplifié (comptabilité de trésorerie) qui ne comprend pas les écritures avancées,
  • FEC (Fichier des Écritures Comptables), format standardisé de l’administration française.
Les types d’export.
Les types d’export.

Pour quel usage ?

Utiliser tout ou partie de la comptabilité à des fins de traitement sur un tableur

Le type simplifié est le type sans doute celui qui sera le plus adapté notamment pour préparer un budget prévisionnel qui ne porte que sur les recettes et les dépenses. Ou encore, préparer un fichier avec toutes les écritures périodiques de l’année, loyer, internet, assurance, etc. à importer dans la comptabilité.

Aller plus loin

Mis à jour le vendredi 9 septembre 2022