Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Les formats d’import et d’export de la comptabilité

Garradin propose plusieurs formats d’export de la comptabilité et plusieurs types d’export.

Pour quelle raison ?

Déjà pour commencer, ça peut servir de sauvegarde de la comptabilité, indépendamment de la sauvegarde de la base de données. Il est d’ailleurs suggéré, si la compta ne se fait que par période (style : on regroupe tout et on y passe la journée pour le mois), de sauvegarder la base de données et d’exporter le fichier des écritures comptables systématiquement après chaque séance de travail comptable pour l’association. Idéalement, ça ne devrait pas servir.

Ensuite, les formats permettent d’utiliser les informations pour d’autres usages. On peut notamment :

  • faire des tables (ou tableaux) croisées dynamiques, pour une meilleure exploitation des données comptables,
  • faire des graphiques purement liés à l’exercice,
  • facilement utiliser le tout dans un rapport moral, financier, un dossier de présentation de l’association ou de demande de subvention,
  • et, bien sûr, mettre ces informations sous une forme ou une autre sur le site web de l’association.

L’import des écritures

Les formats

Garradin n’accepte que les fichiers au format CSV.

Les formats et type d’import acceptés.
Les formats et type d’import acceptés.

Si vous venez d’un logiciel comptable, il faudra faire des essais. Mais, si vous optez pour un import de type « Complet groupé » il faudra que le fichier d’origine ait le même nombre de colonnes, dans le même ordre et avec le même nom. Et, bien sûr, il faut que toutes les cellules où le contenu est obligatoire soient renseignées. Il faudra sans doute retravailler le fichier du logiciel source.

Le type « Simplifié » permet de faire correspondre les champs.

Pourquoi importer ?

Il y a plusieurs raisons :

  • vous voulez importer votre comptabilité tenue sur un autre logiciel sur Garradin,
  • vous voulez importer la comptabilité d’un hébergement Garradin sur un autre,
  • vous voulez utiliser la fonction de comparaison des exercices aussi avec des exercices prévisionnels,
  • vous voulez vous faciliter la corvée de la saisie des écritures périodiques.

On importera selon les cas des comptabilités complètes ou partielles.

Exporter

Les formats et les types d’export

Pour l’export on peut choisir plusieurs formats :

  • LibreOffice, ou, plus précisément le format ODS, qui est un format ouvert de tableurs et lisible de la très grande majorité des tableurs, donc Cal Excel, Google Doc, etc.,
  • CSV, qui peut être mal compris d’Excel,
  • Excel, ou, plus précisément, XLSX, qui est le format d’Excel.
Les formats et type d’export.
Les formats et type d’export.

Et on peut choisir entre trois types d’export :

  • Complet (comptabilité d’engagement) ou chaque ligne reprend toutes les informations de la ligne et de l’écriture, ce type est conseillé pour transférer la comptabilité vers un autre logiciel,
  • Complet groupé ou les lignes suivantes ne mentionnent pas les informations de l'écriture, ce qui laisse des cellules vides (et peut, ou pas, être problématique dans certains cas),
  • Simplifié (comptabilité de trésorerie) qui ne comprend pas les écritures avancées.

Pour quel usage ?

Utiliser tout ou partie de la comptabilité à des fins de traitement sur un tableur

Le type simplifié est le type sans doute celui qui sera le plus adapté notamment pour préparer un budget prévisionnel qui ne porte que sur les recettes et les dépenses. Ou encore, préparer un fichier avec toutes les [écritures périodiques]( Saisie des écritures périodiques) de l’année, loyer, internet, assurance, etc. importer dans la comptabilité.

Importer dans un autre logiciel de comptabilité

La seule solution que l’on puisse suggérer, chaque logiciel semblant faire un peu ce qu’il veut aussi bizarrement que cela puisse paraître, consiste à essayer les différents formats d’export et de fichier et de voir celui qui passe (ou qui passe le mieux). Les problèmes pouvant être ceux des formats des nombres (les dates notamment). Généralement, le format de fichier csv est le plus universel. Ceci étant, nombre de logiciels de comptabilité propriétaires étant développés pour Windows, le format xlsx (Excel) peut être plus facilement accepté. Pour les logiciels libres, le format csv est plus recommandé.

Concernant le type, le premier type d’export, « Complet » est conseillé.

Aller plus loin