Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Gestion des cotisations

Si vous utilisez Garradin pour la comptabilité, la meilleure façon de faire consiste à passer par le menu de gestion des membres pour gérer les cotisations. Elle permet en une seule opération, d’une part de mettre à jour le statut de l’adhérent ou de l’adhérente concerné, d’autre part de procéder à l’écriture comptable. Il est également possible par ce biais d’enregistrer plus d’un paiement. Pour cela on crée des Activités et cotisations avec des Tarifs associés.

Création de l’activité

On commence par créer une (ou plusieurs) activité dans le module Activités et cotisations. L’idée est de créer autant d’activités que de prestations, voire, de type de cotisations.

Il faut obligatoirement indiquer un libellé : le choisir précis et informatif. La description peut être utile et la période peut ne pas avoir de date pour une activité ponctuelle, être comptée en nombre de jour, par exemple si la cotisation est valable de date à date à partir de son paiement, ou encore une période définie avec les deux termes figés.

Ajouter une activité
Ajouter une activité

Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Créer un tarif associé

Les tarifs sont ce qui permet de suivre les paiements des cotisations et des activités. Il peut y en avoir plus d’un par activité ou par cotisation. Ils peuvent avoir des montants fixes, libres ou basés sur des calculs (montant variable). Et c’est ce qui permet de saisir l’opération en comptabilité quand on inscrit une personne à une cotisation ou une activité et, bien évidemment, de suivre les paiements faits ou à faire. Les tarifs fonctionnent par exercice comptable.

Dans l’activité, aller sur l’onglet Tarifs, pour ajouter un tarif, il faudra obligatoirement ajouter un Libellé ①, de préférence informatif et un montant ②, ici un prix fixe. Si, ce qui est conseillé, vous désirez faire l’écriture comptable en même temps que vous suivez le paiement des activités et des cotisations, cocher la case Enregistrer en comptabilité ③. Il faudra sélectionner l’exercice concerné ④ (on peut préparer le suivant aussi de cette façon) et indiquer le compte à utiliser pour la comptabilité⑤. Pour une cotisation, le compte 756 Cotisations. Vous pouvez aussi créer des sous-comptes par tarif pour une gestion plus fine.

Paramètres des tarifs
Paramètres des tarifs

Inscrire à une activité

Une fois l’activité créée avec son ou ses tarifs, dans le menu Membres, sélectionner la personne concernée, cliquer Inscrire à une activité, choisir l’activité ① puis le tarif concerné ②, préciser la date ③ (seule la date de début est impérative) et l’enregistrer en comptabilité ④ où il suffira d’indiquer le compte de règlement en le sélectionnant dans la liste proposée par Garradin.

Inscrire les personnes et passer l’écriture comptable
Inscrire les personnes et passer l’écriture comptable

À savoir : pour un règlement en plusieurs fois, décocher la case Marquer cette inscription comme payé. Il sera toujours possible de le faire ensuite.

Pour terminer, cliquer soit sur Enregistrer s’il n’y a rien d’autre à saisir, soit sur Enregistrer un autre règlement qui permettra de saisir tous les versements prévus dans la foulée.

Cette façon de procéder limite les erreurs de saisie. Ventiler ainsi les membres par activité permet aussi de voir rapidement le nombre d’adhérents en cours ou en fin d’exercice.

L’écriture comptable

L’écriture figurera automatiquement dans la comptabilité, on peut le vérifier notamment dans le Journal général (menu Exercices et rapports), avec le nom des personnes.

Les écritures dans le journal général
Les écritures dans le journal général

NB : dans la capture d'écran du Journal général, les sous-comptes de recettes spécifiques pour les types de cotisation ont été ajoutés, ils ne sont, évidemment, pas indispensables.

Aller plus loin