Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Importer une liste d'adhérents

Pour ne pas avoir à ressaisir la liste des adhérents de l’association, on peut l’importer à partir d’un tableur (Calc de LibreOffice par exemple, ou Excel) ou d’une base de données.

Préparation du fichier

Copiez la feuille avec les données de façon à ne pas toucher à l’original.

Garradin conformément aux recommandations du W3C ne prévoit qu’un seul champ pour les noms et prénoms. Si, votre fichier d’origine a un champ (ou une colonne) nom et un champ prénom, il faut d’abord concaténer les deux pour réunir les deux informations dans une nouvelle colonne. La procédure est montrée ici dans LibreOffice, mais cela fonctionne de la même façon avec d’autres tableurs (Calligra Sheet, Excel, Gnumeric, OnlyOffice, etc.). Mais, si vous voulez garder deux champs séparés, il faudra d'abord configurer la fiche membre.

Se placer sur la cellule où doit figurer le résultat, la fonction s’appelle CONCATENER en français, CONCATENATE en anglais. Saisir, dans les « arguments », la première cellule (celle du nom), un espace entre guillemets (" ") pour qu’il soit pris en compte et la seconde cellule (celle du prénom), ce qui donne quelque chose comme ceci : concatener(A2;" " ; B2) et affiche dans la cellule Nom Prénom ①.

Se placer ensuite en bas à droite de la cellule, le pointeur change de forme, et tirer jusqu’en bas avec la souris (garder le bouton enfoncé). La colonne affiche maintenant les noms et prénoms ②.

Bon à savoir : assurez-vous que les cellules apparemment vides en dessous de la dernière ligne remplie soient vraiment vides (les sélectionner appuyer sur la touche Suppr du clavier). Cela peut générer une erreur dans Garradin.

Concatener
Concatener

Enregistrer au format CSV

Pour enregistrer ce classeur au format CSV : aller dans Fichier > Enregistrer sous :

  1. choisir le format csv ;
  2. vérifier que :

    • le fichier est UTF8 ;
    • le séparateur est le point-virgule ou la virgule ;
    • le séparateur de chaîne de caractères est ce guillemet "
    • l’option Mettre entre guillemets toutes les cellules de texte est cochée
Enregistrer le fichier au format csv
Enregistrer le fichier au format csv

Importer dans Garradin

Dans Garradin, dans le menu Membres aller sur l’onglet Import et export puis sur Importer, cocher l’option l’option Fichier CSV générique. Cliquer sur le bouton Importer.

Il faudra ensuite faire correspondre les champs pour que ceux de votre liste d’adhérents correspondent à ceux de Garradin. Dans l’exemple, on a mis de côté des champs qui ne seront pas utiles. Votre tableau n’a donc pas besoin d’avoir la même structure que celle de Garradin.

Mappage des champs
Mappage des champs

Remarque : s’il y a des champs spécifiques qui ne figurent pas sur la fiche membre, il faut d’abord la configurer avec ces champs avant d’importer la liste.

Si vous aviez déjà une liste de membres, ceux du fichier que vous venez d’importer s’ajouteront aux autres.

Les membres ajoutés
Les membres ajoutés

Attention : par défaut, le champ adresse e-mail sert d’identifiant de connexion, il doit donc être unique. Si plus d’une personne a la même adresse, l’importation va échouer. Dans ce cas, la solution consiste à utiliser un autre champ pour ce faire.

Voir aussi