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Gestion d'association simple, complète et efficace

Déterminer le nombre d’adhérents et d’adhérentes

Déterminer le nombre d’adhérents de l’association ayant payé une cotisation sur un exercice clôturé, voire, une période donnée dépend de plusieurs facteurs :

  • la saisie de l’adhésion, il est préférable de le faire d’une seule façon, et, plutôt en passant par la fiche du membre que directement en comptabilité ;
  • le nombre de tarifs ;
  • les comptes usuels ajoutés ;
  • éventuellement, les connaissances et les capacités en matière informatique des personnes.

Cette page essaie de recenser toutes les façons possibles de faire.

La plus simple : une division

Si vous n’avez qu’un seul tarif, prenez le montant du compte de recettes : 756 Cotisations et les sous-comptes éventuels et divisez-le par le montant de la cotisation, ce qui donne, forcément le nombre d’adhérents.

Inconvénients : cela n’est pas possible s’il y a des tarifs différents et on ne peut pas utiliser cette méthode pour exporter la liste des membres actifs.

Utiliser les activités

Création d’une activité

On peut ainsi créer des activités ou une grille tarifaire, leur affecter un compte usuel ce qui permet, notamment pour l’ajout de membre et, surtout les cotisations, de saisir tout d’un bloc tant les coordonnées de la personne, dans le cas d’une nouvelle adhésion, que les informations concernant la cotisation et l’écriture comptable. Une activité peut avoir des tarifs différents ce qui permet de voir rapidement combien il y a d’inscrits dans une activité et aussi de voir la ventilation par tarif.

Dans Activités et cotisations, aller sur Ajouter une activité :

  • ajouter un libellé, obligatoire, dans l’exemple, elle s’appelle « Cotisation annuelle – 365 jours », elle aurait pu s’appeler autrement ;
  • saisir la description, c’est facultatif, mais ça peut être utile pour les personnes (surtout les bénévoles) qui peuvent être amenées à saisir ou manier les informations ;
  • indiquer la période cliquer sur Enregistrer pour créer l’activité.

Ajouter un tarif

La deuxième étape consiste à Ajouter un tarif :

  • ajouter un libellé, obligatoire, dans l’exemple, « Demi-tarif annuel », il aurait pu s’appeler autrement ;
  • saisir la description, c’est facultatif ;
  • indiquer le montant ;
Créer un tarif
Créer un tarif
  • cocher la case Enregistrer en comptabilité il faudra indiquer l’exercice concerné ① et choisir un compte ②, au besoin, rajouter des sous-comptes de Recettes de cotisation pour pouvoir différencier les types de cotisations (ça n’est utile que selon la taille de l’association).
Affecter un compte de recette à une activité
Affecter un compte de recette à une activité

Chaque fois qu’on inscrira dans cette nouvelle activité, il faudra seulement indiquer dans quel compte imputer la cotisation dans un Compte de règlement. L’écriture comptable sera passée automatiquement.

On peut voir les activités globalement avec le nombre de personnes inscrites :

Nombre de membres inscrits sur une activité
Nombre de membres inscrits sur une activité

ou la liste des membres et exporter cette dernière dans un tableau qu'on pourra par la suite traiter dans un logiciel tableur tel que Calc de LibreOffice, Excel ou OnlyOffice par exemple.

Liste des membres sur une activité
Liste des membres sur une activité

Inconvénient : il faudra recréer ces activités à chaque changement d’exercice.

Des requêtes Sql

Dans le module Membres, aller sur l’onglet Recherche avancée. Appuyer sur le bouton Recherche SQL.

Faire une recherche SQL à partir de la rubrique Membres.
Faire une recherche SQL à partir de la rubrique Membres.

Saisir la requête ou copier-coller les exemples qui vous sont donnés ci-dessous sans oublier de modifier les dates au besoin (ici 2022-01-01) et la limite (ici 5000) qui est le nombre de résultats maximum que la requête va afficher.

La requête.
La requête.

Le résultat s’affiche en-dessous avec le nombre de personnes. Il est toujours possible de copier-coller cette liste sur un tableur comme Calc, Excel, OnlyOffice, Framacalc, Google Sheets ou autre.

Pour la seconde requête, il faudra cocher la case « Autoriser l’accès à toutes les tables de la base de données ».

Affichage des résultats.
Affichage des résultats.

Des exemples de requêtes

Pour avoir la liste des membres.

Changer la date (ici 2022-01-01) :

SELECT nom FROM membres
WHERE date_inscription>='2022-01-01'
ORDER BY nom
LIMIT 5000;

Répartition des membres par année, activités et tarifs.

SELECT
  strftime('%Y', su.date) AS 'Année',
  COUNT(*) AS 'Nombre inscriptions',
  s.label AS 'Activité',
  f.label AS 'Tarif'
FROM services_users AS su
  INNER JOIN services s ON s.id = su.id_service
  INNER JOIN services_fees f ON f.id = su.id_fee
GROUP BY s.id, f.id, strftime('%Y', su.date);

Pour avoir la liste des nouveaux adhérents.

Il faut que les personnes soient inscrites à une activité spécifique. Remplacer dans la requête le numéro du service, ici 5, par celui de l’activité concernée. Pour le trouver facilement, aller sur l’activité, le numéro figure dans la barre d’adresse du navigateur à la fin de l’adresse de la page sous cette forme « ?id=5 »

SELECT m.id AS _user_id, numero, nom, telephone
FROM membres AS m
INNER JOIN services_users AS su ON su.id_user = m.id
WHERE su.id_service = 5
AND su.id_user NOT IN (SELECT id_user FROM services_users WHERE
id_service != 5);

Inconvénient : il faut savoir utiliser Sql et on ne peut pas exporter les résultats, mais on peut les sélectionner et les copier dans un tableur (Calc, Excel, Gnumeric, LibreOffice, etc.) et, évidemment, on peut enregistrer la recherche pour un usage ultérieur.

Mis à jour le mercredi 26 octobre 2022