Pour alimenter un fond de caisse, il peut être nécessaire de retirer des espèces (notamment de la monnaie en prévision d’une manifestation). Comment comptabiliser les retraits en espèces ?
La réglementation française
Il y a des limites aux montants que l’on peut payer en espèces en France (et, probablement dans beaucoup d’autres pays). Même si elles concernent les professionnels au premier chef, on peut y inclure les associations.
Les maximums autorisés :
- paiement en espèces, 1 000 €,
- règlement en espèces d’un salaire, 1 500 € par mois,
- plafonnement des impôts et taxes, 300 € (paiement aux guichets des administrations).
Au plus simple : un virement
Passer par la procédure de virement interne. Au niveau de la saisie des écritures, choisir le type d’écriture virement et sélectionner :
- au niveau de « De » le compte bancaire concerné, par exemple le compte courant 512A,
- au niveau de « Vers » le compte de caisse 530, ou, si vous avez plus d’une caisse, le compte de caisse concerné.
Au plus détaillé, notamment s’il y a des dates de valeur
Il peut être utile de passer deux écritures pour constater le retrait, notamment, si la prise en compte des opérations par la banque n’est pas immédiate.
Dans ce cas :
- On débite le compte 580 — Virements internes du montant du retrait, et on crédite le compte bancaire concerné.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 580 ―Virements internes | 100 | |
| 512 ― Banque | 100 |
- On débite le compte 530 — Caisse et on crédite le compte bancaire concerné.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 530 ― Caisse | 100 | |
| 580 ― Virements internes | 100 |
De cette façon, on suit au plus près les mouvements sur les comptes (et on peut mieux les vérifier).