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Sortir des états périodiques

Il peut être pratique d’avoir un suivi périodique de la comptabilité. Pour cela on peut créer une recherche qui va sortir les informations.

Création de la recherche

À l’accueil du menu Comptabilité aller sur le bouton à droite Recherche.

Accéder à la recherche
Accéder à la recherche

La recherche fonctionne, dans notre exemple, sur deux champs :

  • Exercice, qui est proposé par défaut ;
  • Date, qui ne l’est pas par défaut et pour lequel on sélectionne l’option « est situé entre », indiquer les bornes dans les deux champs suivant.
Sélectionner « est situé entre »
Sélectionner « est situé entre »

Quand on clique sur un champ date un calendrier s’afficher sur lequel on peut choisir le jour en cliquant dessus. On peut aussi entrer la date au format jj//mm/aaaa.

Le calendrier pour choisir les bornes de la recherche
Le calendrier pour choisir les bornes de la recherche

Comme le module par défaut propose trois champs, appuyer sur le bouton - du troisième pour le supprimer.

Les  critères de la recherche
Les critères de la recherche

Indiquer ensuite comment cela va se présenter, selon ce qui vous semble le plus pertinent :

Ordre de présentation des résultats
Ordre de présentation des résultats
  • tri, ici par type d’écriture, par défaut c’est par numéro ;
  • si le tri doit être inversé (cocher la case) ou pas ;
  • le nombre maximum d’écriture (par défaut 100).

Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton Chercher.

On appuie sur Chercher pour lancer la recherche
On appuie sur Chercher pour lancer la recherche

Le résultat apparaît en dessous.

Les résultats de la recherche
Les résultats de la recherche

Réutiliser la recherche

Même si c’est tout simple à faire, enregistrer la recherche peut être pratique, notamment parce que cela évite d’avoir à chaque fois à se poser la question de la présentation des résultats (tris).

Cliquer sur le bouton Enregistrer la recherche. Dans l’écran suivant, il faudra nommer la recherche (un nom clair et parlant, évidemment) et indiquer si la recherche est privée (invisible de tout le monde sauf de vous) ou visible des personnes qui peuvent accéder à la comptabilité. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider l’opération.

Enregistrement de la recherche
Enregistrement de la recherche

Pour la réutiliser, il suffira de l’ouvrir en cliquant dessus dans les Recherches enregistrées et de modifier les deux bornes.

Recherches enregistrées
Recherches enregistrées

Exploiter les résultats

Les résultats restent liés à la recherche. Pour les exploiter par ailleurs, il suffit de les sélectionner et de faire un copier-coller vers votre tableur favori (Calc, Calligra, Excel, OnlyOffice, Gnumeric, etc.). une fois ceci fait, vous pouvez le mettre en forme au besoin, rajouter des graphiques, etc.

Le résultat de la recherche copié-collé dans un tableur et mis en forme
Le résultat de la recherche copié-collé dans un tableur et mis en forme

Les limites

Ce n’est pas automatique, il faudra refaire l’opération tous les x périodes (mois, trimestres, etc.).

Voir aussi

Et parce qu’un état périodique de la comptabilité coïncide généralement avec un rapprochement bancaire, cette page peut s’avérer utile.