Si vous en avez les droits, configurer l'extension Réservations consistera principalement en la création d'événements, dans un premier, puis de définir les membres qui auront droit de voir et gérer ses réservations.

Création d'un événement

Pour que vos membres puissent puissent prendre une réservation pour tel ou tel événement, il faut en créer. Rendez-vous dans l'extension Réservations depuis la page d'accueil.

Cliquez sur l'onglet Configuration et cliquez sur le bouton Nouvel événement en haut à droite.

Puis renseignez les données suivantes :

① Saisissez un nom pour votre événement et une description si vous le souhaiter.
② Inscrivez ici l'adresse e-mail qui recevra les notification de réservation et d'annulation (facultatif).
Cochez la case si vous voulez bloquer les créneaux les jours de fermeture.
③ Choisissez le nombre de semaines sur lequel vous voulez reporter vos événements hebdomadaires.
④ Synchronisez comme vous le souhaitez vos créneaux horaires de réservations avec les horaires d'ouverture (issues de l'extension Horaires d'ouverture.
Dans ce cas seulement :

• Indiquez le nombre de créneaux par ouverture (exemples : si vous ouvrez durant 6 heures, et que vos créneaux durent 1h, vous avez 6 créneaux. Si vos créneaux durent 30 minutes, vous avez 12 créneaux) ;
• Indiquez le nombre de places par créneau (votre capacité d'accueil simultané disponibles pour un créneau).

Important : Si vous ne synchronisez pas les créneaux avec les horaires d'ouverture, il faudra les configurer manuellement (voir plus bas).

❺ Pour « désactiver » les réservations sur cet événement, cochez cette case. Il sera ainsi archivé.

Informations demandées pour réserver

Ensuite, configurez les informations qui seront demandées lors de la réservation.

Cochez la case Demander aussi l'adresse e-mail si vous voulez envoyer un mail de confirmation automatique ;
Enfin, vous pouvez créer et personnaliser des champs supplémentaires (numéro de téléphone, case à cocher, texte libre, etc.

N'oubliez pas d'Enregistrer !

Configuration manuelle des créneaux

Attention : si vous avez sélectionné l'utilisation des horaires d'ouverture, cette étape est réalisée automatiquement.

Dans l'onglet Configuration où s'affiche la liste des événements, cliquez sur Configurer les créneau. Pour ajouter un créneau, cliquez sur + Nouveau créneau.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez la fréquence, l'heure de début et le nombre de places disponibles sur ce créneau.

Procéder de la même façon pour chaque créneau. Il est possible de les Modifier à tout moment.

Suggestion : précisez dans la description de l'événement que la personne qui s’inscrit via le site public **ne recevra pas de courriel de confirmation et qu’il est préférable qu’elle note soigneusement les informations pour les conserver s’il n’y a pas de moyens de lui envoyer une confirmation autrement. Sinon, réserver cela aux adhérents. Ce ne sont pas les solutions qui manquent.

Partagez votre événement

Via un lien

Afin que vos membres (ou non-membres) aient accès à votre événement, vous pouvez partager son lien disponible dans l'onglet Configuration de l'extension.

Via le site web public généré par Paheko

Le site web public de Paheko intègre directement l'extension à sa page d'accueil. Toute personne ayant accès au site a donc accès au système de réservations.