Garradin

Gestion d'association simple, complète et efficace

Saisie des écritures périodiques

Il y a, notamment au niveau des dépenses, des écritures périodiques et dont le montant, sur une année, ne varie que peu : loyer du local, assurances par exemple. L’idée serait de pouvoir les enregistrer en « bloc » et constater le paiement au fur et à mesure. Pour cela, on va utiliser une feuille de tableur (Calc, Calligra Sheets, Excel, Gnumeric, Google Sheet, OnlyOffice, etc.) qui pourra resservir, mise à jour, d’une année sur l’autre.

Procédure

Il faudra procéder dans cet ordre :

  1. créer un compte de tiers spécifique, et, au besoin, un compte de dépense,
  2. créer le tableur avec votre logiciel favori de tableur, donc en dehors de Garradin,
  3. l’importer dans le logiciel,
  4. ensuite, tout le long de l’année, constater le règlement.

Création du fichier des écritures

Le plus simple, télécharger le fichier exemple ci-dessous. C’est en fait, au départ, un export simplifié de Garradin, il comporte toutes les colonnes avec les intitulés du logiciel.

Contenu des colonnes :

  • Numéro d’écriture, laisser vide,
  • Type : le choix dépend du type d’écriture, il doit être strictement identique aux types d’écriture de Garradin, en l’espèce (écriture du loyer par exemple), le type est Dette
  • Statut, il doit impérativement En attente de règlement,
  • Compte de débit, c’est le compte concerné par la dépense, un compte de classe 6, dans l’exemple 6132,
  • Compte de crédit, c’est le compte de tiers concerné, un compte que vous aurez créé au préalable, dans l’exemple 4010B,
  • Date, l’information est obligatoire, indiquer la date prévue de règlement ou de réception de la facture,
  • Montant, il doit être obligatoirement rempli.

Les autres colonnes sont laissées à votre libre appréciation (certaines ne pouvant être remplies qu’avec le paiement effectif).

Enregistrer le classeur au format CSV.

Astuce : pour aller plus vite, utiliser les fonctionnalités de remplissage du tableur. Voire, ajouter des listes de tri (dans Calc de LibreOffice, cela se passe dans Outils > Options > LibreOffice Calc), ce qui a été fait dans l’exemple. La date a également été incrémentée automatiquement à partir de la première date.

Import des écritures

Dans Exercices et rapports, aller sur l’exercice concerné et appuyer sur le bouton Import.

Cocher la case Simplifié (comptabilité de trésorerie), et appuyer sur le bouton Continuer pour aller chercher le fichier csv et terminer l’importation.

Choix du type d’import.
Choix du type d’import.

Il faudra, ensuite faire correspondre les champs. Si vous avez utilisé soit le classeur exemple comme base, soit l’export simplifié de votre comptabilité, il n’y a rien à faire à ce stade, à part vérifier que tout va bien et appuyer sur le bouton Continuer pour terminer.

Correspondance des champs.
Correspondance des champs.

Une fois que c’est importé, on revient sur la page Exercices et une ligne verte en haut de la page signale que tout s’est bien déroulé.

Les données ont bien été importées.
Les données ont bien été importées.

Paiement

Pour constater le paiement, rendez-vous dans le Suivi des écritures sur l’onglet Dettes. Appuyer sur le bouton Régler cette dette.

Les écritures en attente de paiement.
Les écritures en attente de paiement.

Il faudra sélectionner le compte de règlement concerné, vérifier le montant. Et, éventuellement, ajouter des informations complémentaires : numéro de pièce comptable, références du payement, etc.

On retrouve l’écriture dans les types d’écriture avancées.

Pour compléter