Paheko.cloud fournit une version de la suite bureautique en ligne Collabora Office. Il est ainsi possible de faire du travail collaboratif à partir de fichiers : traitement de texte, tableur (feuilles de calcul) et présentation (diaporamas).

Collabora Office succinctement

Collabora Office est une version en ligne dérivée de LibreOffice. Elle offre une bonne partie des fonctionnalités de la suite bureautique libre et une ergonomie similaire avec, notamment, le Volet latéral. Elle propose donc le trio d’applications :

• traitement de texte (Document) ;
• tableur (feuilles de calcul) ;
• présentation.

Le format natif est le format ODF pour OpenDocument File et il comporte les formats :

• ODT (T pour texte) pour le traitement de texte
• ODS (S pour Spreadsheet, tableur en anglais) pour le tableur ;
• ODP (P pour présentation) pour le logiciel de présentation.

Mais la suite bureautique ouvre aussi, travaille et enregistre les fichiers aux formats de MsOffice (le traitement de texte docx, les présentations pptx et le tableur xlsx).

Limites : en revanche, si LibreOffice recourt aux fichiers de modèles aux formats OTT, OTS et OTP (T pour Template, modèle en anglais), ces derniers ne sont pas acceptés dans la version en ligne de Paheko.cloud. Si vous voulez utiliser des modèles de documents dans ces formats, il suffit de les ouvrir dans LibreOffice et de les enregistrer comme des documents « normaux » (donc, pas des fichiers de modèles). La suite bureautique LibreOffice est disponible gratuitement en téléchargement pour les ordinateurs tournant aussi bien sous Linux que sous macOS et Windows. Elle est fournie dans la plupart des distributions Linux. Il est aussi possible de passer par MsOffice pour ce faire. Mais, cette suite bureautique ne gère pas terriblement bien les documents au format ODT (texte), alors qu’à l’inverse, LibreOffice ouvre les formats de MsOffice correctement. Si le modèle a une mise en page fouillée et des champs, le résultat sera calamiteux. Également, pour l’instant, la suite bureautique en ligne ne gère pas les tableaux croisés dynamiques.

Créer un nouveau fichier

Aller dans Documents. Cliquer sur + Ajouter et choisir Document, Tableur ou Présentation.

Cela ouvrira le module correspondant de Collabora Office.

Modifier un fichier existant

Toujours dans le menu Documents, aller sur le fichier cliquer sur le bouton Modifier pour l’ouvrir dans Collabora Office.

• format RTF (texte riche), un vieux format de texte, à éviter aussi car complètement obsolète, en outre, ce format ne gardera que très peu la mise en forme des fichiers et pas du tout les hyperliens, notamment ceux des tables des matières ;
• format EPUB qui est celui des livres électroniques. Il est utilisé par les liseuses et passe très bien sur les dispositifs d’assistance. C’est un format complémentaire du PDF. Les tableaux risquent de ne pas bien passer dessus.

Tableur :

• le format CSV, qui est un format universel d’export de tableaux, à ne pas utiliser le plus souvent sauf dans des utilisations spécifiques, import des données d’un classeur dans une base de données par exemple.

L’interface

La fenêtre de travail d’un document bureautique dans Paheko.cloud est une fenêtre modale comme, notamment, les fenêtres de recherche de compte quand on fait de la saisie comptable. Elles se ferment en appuyant en haut sur Fermer. On ne peut travailler qu’un document à la fois.

L’affichage se fait soit en onglets, un peu comme le ruban de MsOffice. Quand on est sur un onglet, la barre d’outils correspondante s’affiche dessous.

L’interface du traitement de texte (Writer), version en onglets.

L’interface du tableur (Calc), version en onglets.

L’interface du logiciel de présentation (Impress), version en onglets.

Soit en vue compacte. Cette vue offre une barre de menus en haut et une barre d’icônes juste en dessous. Elle occupe moins de place en haut de l’écran.

L’interface du traitement de texte (Writer), vue compacte.

L’interface du tableur (Calc), vue compacte.

L’interface du logiciel de présentation (Impress), vue compacte.

Il est également possible d’afficher le Volet latéral. Ci-dessous, les trois versions.

Astuces et mises en garde

Il peut être souvent préférable de préparer les documents en amont sur ordinateur. C’est, de toute façon, beaucoup plus confortable. Et il n’y a aucune raison de se priver de LibreOffice pour ce faire.

Dans le cadre d’un travail collaboratif, il peut être souhaitable de restreindre la possibilité de modifier les fichiers à quelques zones :

• avec le traitement de texte : insérer des sections protégées en écriture ; dans la version en ligne sur Paheko.cloud, la boîte de dialogue d’insertion de section n’est pas traduite en français, il faut simplement cocher case « Protect », et éventuellement, celle « With Password » pour ajouter un mot de passe ;
• il faudra faire cela dans Calc de LibreOffice (on ne peut pas protéger une feuille dans la version en ligne), commencer par déprotéger les cellules qui peuvent être alimentées (Formater les cellules), puis aller sur l’onglet de de la feuille en bas, clic droit → Protéger la feuille.

On peut être tenté de mettre des mots de passe pour protéger les fichiers et empêcher qu’ils ne soient modifiés n’importe comment (sans parler des bourdes). Attention, il est presque impossible de craquer un mot de passe d’un document fait avec LibreOffice et la version en ligne de la suite bureautique. Il n’est pas forcément nécessaire d’avoir un mot de passe.

Enfin, d’une part, le poids des fichiers que vous ajoutez ou créez en utilisant cet outil de travail collaboratif s’ajoutent à l’ensemble des autres documents. D’autre part, la taille maximale des fichiers des fichiers que l’on peut ajouter est de 16 Mo, à concurrence de l’espace dont vous disposez (s’il ne vous reste que 5 Mo, vous pourrez pas téléverser un fichier plus gros). Une présentation un peu chargée ou un document long très illustré peuvent arriver très facilement à dépasser cette limite.

Des modèles de documents

Paheko.cloud vous propose quelques documents type susceptibles de pouvoir servir dans une association. Tous ces fichiers ont leur mode d’emploi intégré (penser à le supprimer).

Traitement de texte

• un compte-rendu de réunion : un document avec des champs, on remplit les champs et les données (points de l’ordre du jour notamment) vont s’afficher automatiquement dans les intertitres ;
• un modèle très basique de rapport moral avec une suggestion de plan et de contenu ;
• un modèle de dépliant en trois colonnes pour la communication de l’association.

Tableur, ils sont protégés sans mot de passe afin d’éviter les bourdes accidentelles :

• un planning de réservation de salles avec des prestations associées, ce planning peut servir à autre chose évidemment ;
• une feuille de remboursement de notes de frais qui donne le numéro de la semaine et compte le nombre de justificatifs fournis ;
• un modèle de trucs à faire (todo list) qui compte le pourcentage de réalisation des tâches et dont les cellules changent de couleur selon l’état de la réalisation avec des graphiques.

On pourra trouver d’autres modèles notamment sur le site (en anglais) des extensions et modèles de LibreOffice. Les fichiers de modèles, aux formats OTP, OTS et OTT, s’ouvrant normalement directement dans LibreOffice comme nouveau fichier, il suffira de les enregistrer pour, ensuite, les verser sur votre espace Paheko.cloud.

De l’aide sur la suite

Outre l’aide accessible via le menu Aide de la suite bureautique en ligne, on pourra aussi se référer pour bonne part au wiki de LibreOffice, à son aide en ligne (aide qui peut être installée sur les ordinateurs avec LibreOffice). Sachant que les captures d’écran peuvent être visuellement différentes et que toutes les fonctionnalités de LibreOffice ne se retrouvent pas dans Collabora Office.

On trouvera d’autres tutoriels, par exemple là.

Voir aussi

• Gestion des fichiers,
• Fonctionnement interne de l’association